I Lotteri- og stiftelsestilsynet prioriterer vi å følgje opp regjeringa sitt digitaliseringsprogram. Det kan til tider vere krevjande å sette ut i livet dei tiltaka vi har bestemt oss for. Frå kontoret i Førde har eg utsikt innover mot Jostedalsbreen. Den minner i grunn litt om digitaliseringa. Du ser ikkje toppen, det er fullt av sprekkar og tåka kjem sigande.

Men av og til får vi desse fantastiske løfta når vi opplever turar som nesten går av seg sjølv.  Det er ingen motbakkar i sikte, og vi lurer på kva som skjer. Brønnøysundregistrene og vi har nettopp laga ei ny kommunikasjonsløysing, og då fekk vi ein slik supertur.

Digitalt samarbeid med Brønnøysund

Før jul i fjor sette vi oss ned saman med Brønnøysundregistrene for å klekke ut ein plan for å få bukt med all papirkorrespondanse på stiftelsesområdet. Når stiftelsane sender samordna registermelding til Brønnøysundregistrene, blir sakene ofte sende vidare til Stiftelsestilsynet. Brønnøysund må sende sakene til oss med posten, og vi svarer også per papirpost.

Papirløysinga får digitaliseringsalarmen til å hyle. Dette er tungvint for begge partar, og stiftelsane får lengre sakshandsamingstid enn naudsynt. Vi må gjere noko! Vi kontaktar Brønnøysundregistrene Fjellturen er i gang, vi trekkjer pusten. Men så blir det altså ingen prioriteringskamp. Brønnøysundregistrene vil også ha ei ny løysing. Yes, dei er med på laget. Vi har eit flott utgangpunkt!

Alt går på skinner

Vi riggar opp videomøte, får alternativa på bordet og må finne ei løysing som begge partar kan leve med. Er det no tåka kjem? Neidå, vi kjem raskt fram til ei smidig løysing.  Stemninga er framleis god! I løpet av nokre veker har vi det meste på plass. Kva er det med dette prosjektet? Alt går jo så bra. Det er eit miniprosjekt i den store samanhengen. Men det går bra, og det er det som er interessant. For i eit så lite prosjekt er erfaringane veldig synlege.

Forenkla kommunikasjonsløysing

Brønnøysundregistrene ville ikkje sende samordna registermelding på e-post då den kan innehalde sensitiv informasjon. I staden sender dei e-post med nokre nøkkelopplysningar og ein referanse som vi kan bruke for å tak i heile registermeldinga via oppslag med Web Services. Då får vi alle opplysningar vi treng. Vi får også importert saka inn i vårt saks- og arkivsystem og i Stiftelsesregisteret. Med dette er vi kvitt intern manuell inntasting av saksopplysningar. Det er ein fin bonus! Etter at vi har handsama ei sak sender vi opplysningar tilbake til Brønnøysundregistrene. Denne informasjonen kan sendast på e-post.

Tillit vesentlig

Vi hadde video- og telefonmøte med Brønnøysundregistrene. Det er effektivt, men det er ei krevjande møteform.  Brønnøysundregistrene var flinke til å sende skriftlege notat. Ofte er det slik at når vi skal skrive noko så må det vere 100  prosent ferdig og korrekt, i alle fall når dokumentet skal «ut av huset». «Det skriftlege kan alltid bli brukt mot deg seinare». Men dersom partane har tillit til kvarandre kan vi gjere det smidigare. Då kan vi skrive ned og sende over idear og forslag, utan å bli kasta ned i sprekken seinare. I vårt samarbeidsprosjekt var vi ikkje fleire enn at vi blei godt kjende. Vi hadde både tid og tillit til å lufte idéar, forankre og klare opp i det opplagte.

Fordel med eit lite prosjekt

Eg hugsar Bo Hjort Christensen frå BI sitt føredrag på IT-forum i 2013: Informasjonssystem i ei brytingstid. Han snakka om kor lett det er å fokusere berre på den tekniske løysinga og gløyme dei andre dimensjonane.

Eg trur dette prosjektet gjekk bra nettopp fordi det var så lite at vi kunne tenkje på alt. Det kan verke naivt, men eg trur faktisk på det. Eg høyrer ofte at det må riggast store prosjekt for å sikre at vi tar vare på «det store bildet». Mi erfaring er annleis. Store prosjekt tar lenger tid, dei har høgare kostnad og fleire folk involvert. Det blir meir krevjande å kommunisere. Alt blir meir komplekst. Kva skjer då? Jo, risikoen aukar, og det må jo kompenserast! Så snart jobbar alle i prosjektet med rapportering og internkontroll. Då blir det ikkje mykje tid til å jobbe med det ein skal, og kven tek vare på heilskapen då? Kvar blir det av vedtak og framdrift?

Eg har tru på at vi oppnår meir ved å rigge små slagkraftige prosjekt. Då kjem vi oss både opp og ned att frå fjellturen og sit att med ei god oppleving.