Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Har dette noen betydning for stiftelser som slettes, og hva som gjøres med arkivet etter dette?

Den 2.april 2019 leverte Arkivlovutvalget sin innstilling. Utvalget ble oppnevnt ved kongelig resolusjon 1. september 2017 for å revidere arkivlova av 1999.

Hva gjøres nå med arkivet?

Spørsmålet kommer fra leder i avviklingsstyret, fra forretningsfører eller andre som sitter med styreprotokoller, avtaler og søknader. Med andre ord alt som forteller om stiftelsens liv og aktivitet. Stort og smått, fra det helt enkle, til en god del hyllemetere. Stiftelsen er slettet. Hva gjør vi med arkivet?

Noe av arkivet har formelle krav på seg. Eksempel: regnskap og bilag til regnskap skal oppbevares en viss tid – slik at offentlig myndighet har mulighet til å etterprøve. Men hva med alt det andre? Det som det ikke er noen formell plikt til å ta vare på?

Det er ikke mange som spør. Trolig løses dette enkelt. Styremedlemmer, spesielt oppretter kan synes det er artig å ta vare på historien, og føler pietet for å ha dokumentasjon på hva stiftelsen har utrettet før den ble slettet. Og for alt jeg vet kan det være makuleringsmaskiner og forbrenningsovner i sving. Historikere og andre kan gråte, men slik kan det gå for det som hverken er lovpålagt, eller i strid med en lov.

La oss først se på dagens arkivlov

Her kan det offentlige hjelpe til. Arkivverket er en norsk, statlig etat som handterer bevaringsverdige arkiver.

Som det heter i samfunnsoppdraget Arkivverket: «… å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver», og videre «Som bevaringsinstitusjon har Arkivverket ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiv» Arkivverket består av Riksarkivet, åtte regionale statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv.

Arkiv etter stiftelser regnes som private arkiv. Arkivverket har laget den første strategien (som vel er speilet av interne retningslinjer) for privatarkiv, gjeldende for 2015-2020.

Rapporten peker på arbeidsdeling, ressursutfordringer, og underrepresentasjon av private arkiv. I nasjonens hukommelse er også private arkiv en viktig del. Les mer om du har du et arkiv du ønsker å overføre.

Arkivverket vil så vurdere forespørselen om avlevering eller deponi. I arkivloven §13 og 16 brukes ordlyden «verneverdig privatarkiv» Om Arkivverket tar imot arkivet, så må det inngås en avtale, og avtales retningslinjer for bruk, som eksempel å klausulere deler av materialet i et visst antall år.

Det var dagens lov og Arkivverkets strategi.

Er det noen umiddelbare endringer i forslaget til ny lov?

Utvalget berører ikke direkte oppbevaring av arkiv etter slettede virksomheter, men her er ellers noen strøpunkter:

Utvalget peker på at private arkiver også er en viktig del av samfunnsdokumentasjonen, og at dette krever at også private arkiver bevares i et fornuftig omfang og utvalg. Oppbevaringen har vært styrt av mulige ressurser i Arkivverket.

Skal Nasjonalarkivets koordinerende rolle og veiledningsansvar lovfestes? Utvalget sier nei, og mener også at veiledning er et mer dekkende begrep enn retningslinjer. Utvalget berører ikke Arkivverkets operative strategi. Bestemmelser om private arkiver finner vi igjen i forslaget til ny lov; Kapittel VI, §§34-37.

Les hele utredningen her.