Utdelinger skal vedtas av styret og være i samsvar med stiftelsens formål. Alle stiftelser bør ha en skriftlig plan eller strategi for utdelinger.
Styret kan ikke delegere kompetansen til å vedta utdelinger til andre organ eller til administrasjonen. Gjennomføring og oppfølging av utdelinger kan imidlertid delegeres.
Må være i samsvar med formålet
Alle utdelinger må være i samsvar med stiftelsens formål
Med utdelinger mener vi utdeling av midler med grunnlag i et formelt styrevedtak.
Utdelingsbegrepet omfatter også enhver overføring av økonomiske goder til noen utenfor stiftelsen som ensidig belaster stiftelsen. Blant annet transaksjoner med grunnlag i en gjensidig bebyrdende avtale, men hvor det er et misforhold mellom vederlaget og overføringen fra stiftelsen. For eksempel dersom stiftelsen inngår husleieavtale og betaler mer enn markedsleie til den andre parten.
Styret må selv tolke vedtektene for å avgjøre hva som er utdelinger i samsvar med formålet og ikke. Les om tolking av stiftelsens vedtekter.
Forbud mot utdeling til oppretter
Styret kan ikke vedta utdelinger til oppretteren, til oppretterens ektefelle eller samboer, eller til selskap der noen av disse hver for seg eller til sammen har bestemmende innflytelse. Forbudet rammer både stiftelser som er opprettet av private og av det offentlige, for eksempel en kommune.
Hvis det foreligger særlige grunner, kan Stiftelsestilsynet gjøre unntak fra dette.
Les mer om: Transaksjoner med stiftelsens nærstående.
Slik kan styret arbeide med en utdelingsstrategi
Alle stiftelser som har utdelinger som en del av sitt formål bør ha en skriftlig plan eller strategi for utdelinger. Omfang og detaljeringsgrad kan tilpasses den enkelte stiftelse.
En formalisert strategi vil bidra til å sikre at stiftelsen gjennomfører formålet og at saksbehandlingen er i samsvar med lovens krav. Videre vil strategien kunne sørge for stabilitet og forutsigbarhet, og for at styrets arbeid blir dokumentert.
En formalisert strategi vil bidra til å sikre at stiftelsen gjennomfører formålet og at saksbehandlingen er i samsvar med lovens krav. Videre vil strategien kunne sørge for stabilitet og forutsigbarhet, og at styrets arbeid blir dokumentert.
For å jobbe godt med utdelinger, bør styret ta stilling til flere forhold i strategien:
- Stiftelsen må finne de rette mottakerne.
- Stiftelsen må finne rett form, størrelse og hyppighet på utdelingene.
- Stiftelsen må finne riktig oppfølgning av utdelingene.
Styret må sørge for at utdelingene går til mottakere og aktivitet innenfor stiftelsens formål. Skal stiftelsen etter vedtektene dele ut midler til flere forskjellige formål, må strategien sørge for at stiftelsen ivaretar alle formålene.
Styret bør også ta stilling til hvilke utdelinger som gjennomfører stiftelsens formål på best mulig måte. Det innebærer at styret i strategiarbeidet bør tenke på hvilke mottakere som skal få utdelinger, på størrelsen og tidspunktet for utdelingene.
Valg av mottakere henger også sammen med hvilket nivå av oppfølging stiftelsen har med utdelinger. For eksempel vil det ofte kreve mer oppfølging og kontroll fra stiftelsen å gå aktivt inn i prosjekter, enn å dele ut midler til organisasjoner som har et etablert system for kontroll med midlene.
For å finne fram til de riktige mottakerne, bør styret ta stilling til hvor synlige stiftelsen skal være. Skal stiftelsen drive aktiv utlysing av midlene eller selv oppsøke prosjekter eller organisasjoner som er i samsvar med formålet?
Styret har plikt til å sørge for at stiftelsens formål ivaretas. Har stiftelsen utdeling til formål, må styret ha en plan og strategi for hvordan formålet skal gjennomføres. Styret står ikke fritt til å unnlate å dele ut midler, men det kan foreligge grunner for å unnlate utdeling enkelte år eller i en periode. Slike valg bør begrunnes i utdelingsstrategien.
Styret må ha bevissthet rundt hvilken form utdelingen skal ha. Herunder om den gis som en gave eller om det skal knyttes vilkår til utdelingen.
Størrelsen og hyppigheten på utdelinger må styret se i sammenheng med stiftelsens kapitalsituasjon. Styret må ta stilling til dette ut fra hvilke inntekter og kostnader stiftelsen har, og stiftelsens likviditetssituasjon.
Les mer om krav til kapitalforvaltning i stiftelser her.
Styret har ansvar for stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger er gjort i samsvar med vedtektene. Det innebærer at styret må vurdere hvilket nivå av oppfølging eller kontroll av utdelinger som er riktig for stiftelsen. Er det for eksempel stilt vilkår for utdelingen? Skal stiftelsen stille krav om en tilbakemelding på hvordan midlene er brukt?
Styret bør også være bevisst hvilke grep en tar for å ha kontroll med utdelingene internt. Stiftelsestilsynet anbefaler for eksempel at utdelinger bør gå frem av egen linje og/eller note i årsregnskapet, samt at utdelinger omtales i årsberetningene. For å sikre åpenhet rundt utdelinger og stiftelsen aktivitet, velger mange stiftelser også å informere på nettsidene.