Utdelinger i stiftelser skal vedtas av styret og være i samsvar med stiftelsens formål.
Uansett størrelse og profil er det Stiftelsestilsynets klare anbefaling at alle stiftelser bør ha en skriftlig plan eller strategi for utdelinger. En slik strategi vil bidra til å sikre forsvarlig forvaltning av det allmennyttige formålet. En strategi kan derfor tilpasses den enkelte stiftelse, men likt for alle er at hovedmålet er å bidra til gjennomføringen av formålet.
Slik kan du arbeide med en utdelingsstrategi
Målet i en stiftelse som driver med utdelinger eller annen allmennyttig virksomhet kan grovt sett deles i tre:
- Stiftelsen må finne de rette mottakerne.
- Stiftelsen må finne optimal form, størrelse og hyppighet på utdelingene.
- Stiftelsen må finne riktig oppfølgning av utdelingene.
Dette er valg alle utdelingsstiftelser vil møte, uansett størrelse. Etter Stiftelsestilsynet sine erfaringer er det imidlertid veldig varierende hvor bevisste stiftelsene er på disse valgene, og i hvilken grad valgene er nedfelt i en strategi.
En formalisert utdelingsstrategi vil gjøre at stiftelsene må ta stilling til alle disse utfordringene på et generelt nivå, den vil sørge for stabilitet og forutsigbarhet og den vil sørge for dokumentering av stiftelsens arbeid.
Stiftelsen må finne de rette mottakerne
Stiftelsen må sørge for at mottakerne ligger innenfor formålet og samtidig sørge for at mottakerkretsen dekker formålet bredest mulig. Det er ikke uvanlig at en stiftelse etter vedtektene skal dele ut midler til flere forskjellige formål, f.eks. «humanitære formål, kunst og idrett». I slike tilfeller må stiftelsen lage en strategi som sørger for at stiftelsen ivaretar de tre sidene av formålet og deler ut til både humanitære formål, kunst og idrett. Dersom stiftelsen har stor valgfrihet innenfor formålet bør styret forsøke å konkretisere de valgene styret gjør.
Det kan også være grunner til å skille og prioritere mellom ulike mottakere som privatpersoner, organisasjoner, samt vurdere om stiftelsen skal støtte mottakere i Norge eller utlandet.
Stiftelsen bør også ta stilling til hvordan utdelingene kan gi mest mulig nytte. Dette innebærer både en vurdering av mottakerne (dvs. på hvilken måte kan et gitt beløp gi mest nytte), men samtidig også en vurdering av størrelsene på utdelingene (vil få store utdelinger eller flere små gi best effekt).
‘Det må også tas stilling til hvilke mottakere som er riktige for stiftelsen ut fra hvor aktiv stiftelsen ønsker å være. Enkelte stiftelser deler for eksempel ut midler til etablerte og veldrevne bistandsorganisasjoner. Slike utdelinger vil generelt kreve en mindre innsats fra stiftelsen sammenlignet med utdelinger og aktiv deltakelse i konkrete bistandsprosjekter. Valg av mottakere henger derfor nøye sammen med nivået på oppfølgning av utdelingene. Dersom stiftelsen går aktivt inn i prosjekter stiller dette større krav til oppfølging og kontroll enn dersom stiftelsen gir midler til store bistandsorganisasjoner.
For å finne fram til de riktige mottakerne er det også viktig at stiftelsene tar stilling til hvor synlige de skal være. Med dagens muligheter for å annonsere/informere på internett og i sosiale medier ligger forholdene til rette for aktiv utlysning av midler dersom stiftelsene har liten pågang.
Stiftelsen må finne optimal form, størrelse og hyppighet på utdelingene
Den optimale størrelsen og hyppigheten på utdelingene må være utdelinger som hele tiden samsvarer med utviklingen i stiftelsens kapitalsituasjon og som over et langt tidsperspektiv oppnår best mulig realisering av formålet. Nivået vil naturligvis variere stort fra stiftelse til stiftelse, men alle stiftelser bør begrunne nivået ut fra den totale kapitaltilførsel av finansinntekter, utbytte fra datterselskap og andre inntekter.
Det er ingen lovbestemt plikt til å dele ut midler, men det er Stiftelsestilsynets oppfatning at stiftelser som har pengeutdeling til formål ikke står fritt til å unnlate å dele ut midler. Det er likevel klart at det finnes mange gode grunner for å unnlate å dele ut midler enkelte år eller over en periode. Slike valg bør imidlertid begrunnes i en utdelingsstrategi.
Det er som nevnt også slik at stiftelsene bør tilstrebe at utdelingene gir mest nytte. Det kan derfor i perioder være viktigere for en stiftelse å finne de riktige prosjektene fremfor å opprettholde størrelsen på utdelingene. Utdelinger vil nok ofte gis som rene ensidige gaver, men det kan også tenkes at det knyttes nærmere vilkår til utdelingene, at en stiftelse gir lån eller garantier eller går inn med egenkapital i prosjekter.
I arbeidet med å gjennomgå størrelse og hyppighet på utdelinger bør styret også vurdere hvordan den skal håndtere tilfeller der verdien av finansporteføljer synker brått, slik som i 2007/2008 eller perioder med lavere kapitalinngang fra underliggende selskap. Dersom stiftelsen opparbeider seg en likviditetsbuffer vil stiftelsen i større grad kunne opprettholde støtte til prosjekter stiftelsen er involvert i, og/eller fortsette med utdelinger i perioder med lavere kapitalinngang i stiftelsen eller sviktende avkastning.
Stiftelsen må finne riktig oppfølgning av utdelingene
Oppfølgning av utdelingene er viktig og styret er ansvarlig for at utdelingene stiftelsen foretar er i tråd med formålet til stiftelsen. Det er likevel slik at nivået på oppfølgningen klart henger sammen med valg av mottakere og hvor aktiv stiftelsen selv ønsker å være.
Utdelinger til veldrevne bistandsorganisasjoner stiller i utgangspunktet mindre krav til oppfølgning fra styret sin side enn utdelinger til mindre bistandsorganisasjoner eller deltakelse i prosjekter. Det kan likevel tenkes at stiftelser som gir støtte til store bistandsorganisasjoner ønsker å øremerke sine utdelinger eller motta en tilbakemelding på hvordan midlene er anvendt. Dersom en øremerker midlene vil det være naturlig å be om en tilbakemelding på hvordan midlene er anvendt i tråd med de betingelser stiftelsen som giver har satt.
Stiftelser som aktivt går inn og støtter eller deltar i konkrete prosjekter må naturligvis sørge for tettere oppfølgning av utdelingene. Her vil det kunne være aktuelt å stille konkrete vilkår for utbetalinger, for eksempel at det foreligger byggetillatelser for en skole, at mottaker har tilstrekkelig tilsagn for å kunne realisere et prosjekt, rapporter om utvikling i prosjektet, fysisk besøk med mer.
Det kan også være nyttig å gjøre enkelte grep for å følge opp utdelingene internt i en stiftelse. Stiftelsestilsynet anbefaler for eksempel at utdelinger bør fremgå av egen linje og/eller note i årsregnskapet og at utdelinger/manglende utdelinger bør fremgå av stiftelsens årsberetning. Dette vil bidra til åpenhet og synlighet.