Som følgje av smitteutbrotet av koronaviruset har ei rekke stiftelsar tatt kontakt med oss dei siste dagane for å få råd om korleis dei skal handtere fristane i vedtektene med tanke på dei strenge restriksjonane som gjeld for fysiske møte.
I vedtektene til mange stiftelsar er det gitt fristar. Dette kan typisk vere at styret eller anna organ i stiftelsen (årsmøte/representantskap osv.) skal halde møte, eller at årsrekneskap skal vere avlagt, innan ein gitt dato.
Stiftelsestilsynet vil presisere at styret også i den ekstraordinære situasjonen som ligg føre må sikre forsvarleg forvaltning av stiftelsen, og vi vil minne om at stiftelseslova opnar for at styremøte kan haldast på andre måtar enn ved at styremedlemmane er fysisk samla i same rom, jf. nedanfor.
Dersom styret trass i dette meiner at det på bakgrunn av situasjonen med koronautbrotet er mest forsvarleg å utsetje ein frist eller eit møte, kan styret fatte vedtak om å utsetje fristen. Det viktige i ein slik situasjon er at styret fattar vedtak om dette, og grunngjev vedtaket i styreprotokollen.
Vi vil understreke at det her er snakk om fristar i vedtektene. Fristar som går fram av lover eller forskrifter må stiftelsane sjølvsagt overhalde som normalt, til dømes fristen for innsending av skattemelding og / eller årsrekneskap.
Stiftelseslova opnar som nemnt for at eit styremøte kan gjennomførast utan at styremedlemmane er fysisk samla. I lova står følgjande om styrets handsaming av saker i § 31 andre og tredje ledd:
Styret skal behandle saker i møte, hvis ikke styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på en annen betryggende måte.
Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling.