I arbeidet med mange av oppgåvene som Lotteri- og stiftelsestilsynet har ansvar for behandlar vi opplysningar om enkeltpersonar (personopplysningar). Denne personvernerklæringa gir informasjon om korleis Lotteri- og stiftelsestilsynet samlar inn og brukar personopplysningar om deg som brukar.
Med personopplysningar meiner vi opplysning eller vurdering som direkte eller indirekte kan knytast til deg som enkeltperson.
Personvernerklæringa inneheld informasjon du ifølge personopplysningslova har krav på når det blir samla inn personopplysningar. Erklæringa gir informasjon om korleis vi samlar inn personopplysningar, kvifor vi gjer dette og dine rettar knytta til vår behandling av personopplysningene.
Lotteri- og stiftelsestilsynet jobbar kontinuerleg med å sikre at dine personopplysningar blir behandla på ein forsvarleg og sikker måte. Vi behandlar opplysningar om deg i tråd med personopplysningslova og anna relevant regelverk.
Behandlingsansvarleg
Lotteri- og stiftelsestilsynet, ved direktøren, er behandlingsansvarleg for verksemdas behandling av personopplysningar, og er ansvarleg for at behandlinga av personopplysningar skjer i samsvar med gjeldande personopplysningsregelverk.
Behandling av personopplysningar
Når du for eksempel tipsar oss via vår nettside, abonnerer på vårt nyheitsbrev, søker om momskompensasjon for ein frivillig organisasjon, søker om vedtektsendring for ein stiftelse eller er i kontakt med oss på andre måtar, mottar vi ulike typar av personopplysningar frå deg. Du kan lese meir om dette vidare i personvernerklæringa.
I nokre tilfelle innhentar vi personopplysningar fra tredjepartar. Dersom vi har lovheimel for innhenting av opplysningar frå tredjepartar vil vi ikkje informere deg om innsamlinga. Eksisterer ikkje lovheimel vil du motta informasjon om at vi innhentar opplysningar frå tredjepartar.
Lotteri- og stiftelsestilsynet har ulike grunnlag for å behandle dine personopplysningar, for eksempel lovheimel eller samtykke. Dette kan du lese meir om under overskrifta «Nærare om behandling av personopplysningar for ulike formål» lenger nede i teksten.
Vi kan berre utlevere dine personopplysningar dersom vi har eit behandlingsgrunnlag for dette etter personopplysningslova. Eksempel på slikt grunnlag vil typisk vere ei avtale med deg eller eit lovgrunnlag som set krav til at vi må gi ut informasjonen.
Lotteri- og stiftelsestilsynet er pålagt å gjere vår offentlege postjournal tilgjengeleg for allmenta på internett. Journalen er eit register over alle inngåande og utgåande saksdokument, og blir gjort tilgjengelig i eInnsyn, som er ein felles portal for statlege etatar. Opplysningar i dokument vi får frå deg og registrerer i arkivet vårt, er offentlege, med mindre vi har heimel i lov for at opplysningane kan bli unntatt offentlegheit. Dette inneber at media, næringsdrivande eller andre kan be om innsyn og få utlevert tips, søknader, klager, e-post eller andre dokument du har sendt til oss. Innsyn blir då gitt etter, og med dei unntak som følger av, reglane i offentleglova og forvaltningslova. Opplysningar, og personopplysningar, som er underlagt teieplikt i eller i medhald av lov er unntatt frå innsyn etter offentleglova.
Formål med behandlinga
Vår innsamling og bruk av dine personopplysningar kan ha ulike formål avhengig av kven du er og korleis vi kjem i kontakt med deg. Generelt gjeld at Lotteri- og stiftelsestilsynet berre kan behandle personopplysningar der det finnast eit kvalifisert og uttrykkeleg angitt formål som er sakleg grunngjeve i verksemda.
Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar i hovudsak personopplysningar for saksbehandlingsformål, under dette drift av register (Stiftelsesregisteret, Lotteriregisteret og Anleggsregisteret) og behandling av ulike søknader, og som ledd i vårt tilsynsarbeid.
Vidare behandlar vi personopplysningar når publikum sender oss spørsmål eller tipsar oss, for å sende ut nyheitsbrev, for å administrere deltaking på konferansar og når vi rekrutterer til nye stillingar. Ut over dette behandlar vi personopplysningar for å ta hand om dei oppgåver som i eller i medhald av lov er lagt til Lotteri- og stiftelsestilsynet.
Nærare om behandling av personopplysningar til ulike formål
Som del i arbeidet med å utvikle ein brukarvenleg nettstad, samlar Lotteri- og stiftelsestilsynet opplysningar om bruken av våre nettsider. Formålet er å utarbeide statistikk for å forbetre nettsidene og det redaksjonelle innhaldet.
Vi brukar analyseverktøya Matomo Analytics og Siteimprove. Desse verktøya brukar informasjonskapslar (cookies), som gir informasjon om den enkelte brukars bevegelsar på nett. Cookies er små tekstfiler som blir lagra på datamaskina di. Desse informasjonskapslane blir brukt til å generere statistikk og til å støtte deg som brukar, for eksempel kan dei bidra til at sider blir vist raskare. Statistikken som blir generert gir oss blant anna svar på kor mange som besøker nettsida vår, kor lenge besøket varer samt kva nettlesar som blir brukt.
Lotteri- og stiftelsestilsynet brukar Matomo Analytics sin sporingskode, som anonymiserer IP-adressa di før informasjonen blir lagra. Vi kan difor ikkje knyte informasjon om bruken din av nettstaden til deg som enkeltperson, og du kan ikkje bli identifisert.
Ved å bruke våre nettsider samtykker du i at det blir lagra informasjonskapslar i nettlesaren din. Dei fleste moderne nettlesarar aksepterer informasjonskapslar automatisk, men du kan sjølv velje å endre innstillingane slik at desse ikkje blir akseptert. Du kan også slette informasjonskapslar. Vi gjer merksam på at du kan oppleve redusert funksjonalitet dersom du vel å ikkje akseptere informasjonskapslar.
På fleire informasjonssider på vår nettstad vil du finne ein funksjon kalla «Fann du det du leitte etter?» som kan brukast til å gi tilbakemelding. Tilbakemeldingene blir brukt til å forbetre innhaldet og brukarreisa på nettsida. Vi kan ikkje spore kven som har gitt oss tilbakemeldingar.
Lotteri- og stiftelsestilsynet brukar Facebook, Twitter, Flickr, LinkedIn, YouTube, SnapChat og Instagram i vårt kommunikasjonsarbeid. Gjennom desse kanalene formidlar vi aktuelle saker om vår verksemd, faglege oppdateringar, ledige stillingar, arrangement, pressefoto, publikasjonar og informasjonsfilmar. Lotteri- og stiftelsestilsynet har ansvar for personopplysningar vi sjølv publiserer i sosiale medium. Utgangspunktet er at vi ikkje publiserer personopplysningar i sosiale medium, med unnatak for opplysingar om tilsette i Lotteri- og stiftelsestilsynet. Vi saksbehandlar ikkje og kommenterer ikkje enkeltsaker i sosiale medium.
Via vår nettside kan du tipse oss om forhold vedrørande stiftelsar, ulovleg lotteri/pengespel/poker, ulovleg marknadsføring av lotteri/pengespel, ulovleg betalingsformidling, Norsk Tipping/Norsk Rikstoto, bingospel, lotteri, kampfiksing, grasrotandelen, momskompensasjon, tilskot frå Norsk Tipping og øvrige tema. Tipsa vi får inn vil, saman med anna informasjon vi har, danne eit viktig grunnlag for arbeidet vårt.
Alle tips vi får inn blir vurdert. Om vi skal sette i verk vidare undersøkingar heng saman med ei samansett risiko- og vesentlegheitsvurdering. Du vel sjølv om du vil tipse oss anonymt eller med fullt namn. Dersom du vel å oppgi kontaktinformasjonen din, gir du oss høve til å ta kontakt med deg dersom vi ønskjer meir informasjon.
Når vi behandlar personopplysningar i samband med tips, både opplysningar om tipsar og om den eller dei enkeltpersonar det eventuelt blir tips om, skjer dette som ledd i å utøve den myndigheit og dei oppgåver som er lagt til Lotteri- og stiftelsestilsynet i eller i medhald av lov. Dei aktuelle personopplysningane brukar vi berre i vurderinga og oppfølgninga av det konkrete tipset.
Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar personopplysningar i ei rekke ulike samanhengar i samband med vår alminnelege saksbehandling. Dette gjeld for eksempel der vi handterer og behandlar ulike typer av søknader eller som ledd i drift av Stiftelsesregisteret, Lotteriregisteret og Anleggsregisteret. Behandling av personopplysningar skjer då for å oppfylle våre lovpålagte oppgåver etter blant anna stiftelseslova, pengespellova, kvitvaskingslova, offentleglova, arkivlova, forvaltningslova og personopplysningslova.
Det blir registrert ulike typar personopplysningar i vårt arkiv- og saksbehandlingssystem. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og anna relevant informasjon som måtte gå fram av saka. I mange tilfelle vil personopplysningane som blir behandla vere avgrensa til opplysningar om ein kontaktperson og/eller styremedlemmar i ein stiftelse eller i ein frivillig organisasjon.
Lotteri- og stiftelsestilsynet samlar inn dokumentasjon og personopplysningar i samband med våre lovpålagte tilsynsoppgåver. Kva personopplysningar som blir behandla vil variere avhengig av tilsynssaka, men opplysningar som kan finnast er namn, adresse, fødsels- og personnummer, helseopplysningar, opplysningar om økonomisk situasjon mv. Personopplysningane blir henta inn blant anna gjennom tips, direkte fra verksemda eller organisasjonen vi har tilsyn med eller fra personer i eller med tilknyting til desse. Behandling av personopplysningar skjer som ledd i Lotteri- og stiftelesestilsynets myndigheitsutøving, og for å løyse dei oppgaver som i eller i medhald av lov er lagt til Lotteri- og stiftelsestilsynet.
Dersom du søker på ei ledig stilling i Lotteri- og stiftelsestilsynet, blir dette gjort via rekrutteringssystemet Webcrutier og vi får tilgang til din søknadsdokumentasjon. Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar desse opplysningane i søknadsprosessen, som ledd i å behandle din søknad etter ønske frå deg.
Lotteri- og stiftelsestilsynet sender ut nyheitsbrev per e-post. Dei som ønsker å abonnere må registrere seg med e-post, og eventuelt namn og informasjon om stiftelse/organisasjon via eit påmeldingsskjema. E-postadressa blir lagra i ein eigen database som er drifta av databehandlaren vår Make AS. Den blir ikkje delt med andre og blir sletta når du melder deg av nyheitsbrevet.
E-postadressa blir og sletta også dersom Lotteri- og stiftelsestilsynet får tilbakemelding om at den ikkje er aktiv. Du kan melde deg av ved å trykke på lenka for dette i nyheitsbrevet eller ved å kontakte oss. Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar personopplysningane fram til du melder deg av nyheitsbrevet.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressa di i tilknyting til nyheitsbrevet vårt er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyheitsbrevet. At du trekker samtykket ditt vil ikkje påverke lovlegheita av behandlinga av personopplysingar som skjedde før du trekte samtykket tilbake.
Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar personopplysningar i ulike samanhengar og prosessar som er nært knytt til vår verksemd, men som fell utanfor dei føremål som er nemnt over. Som publikum kan du kontakte Lotteri- og stiftelsestilsynet via kontaktskjema på vår nettside, på telefon, e-post eller per post. Behandling av personopplysningar i samband med slik kontakt skjer med grunnlag i ditt samtykke.
For å stille oss generelle spørsmål via vår nettside, må du legge igjen namn og e-post slik at vi kan svare på spørsmålet ditt. Informasjonsarbeid er eit ledd i Lotteri- og stiftelsestilsynets myndigheitsutøving.
Du kan melde deg på konferansar som blir arrangert av Lotteri- og stiftelsestilsynet via vår nettside. Vi ber då om namn, namn på arbeidsgjevar og e-postadresse. Informasjonen blir brukt til administrasjon i samband med den aktuelle konferansen. Ditt namn og verksemda du representerer blir lagt til på ei deltakarliste som gjerast tilgjengeleg for deltakarane på konferansen. Behandlingsgrunnlaget for dette er samtykke.
Lotteri- og stiftelsestilsynet utfører i enkelte samanhengar spørjeundersøkingar. Det er Lotteri- og stiftelsestilsynet sitt ansvar å administrere data vi samlar inn, og vi samlar inn personopplysningar gjennom ditt samtykke til å delta i undersøkinga. Personlege opplysningar vil bli anonymisert før resultat og statistikk blir brukt i eventuell publisering.
Lotteri- og stiftelsestilsynet handsamar også personopplysningar i samband med førespurnader frå pressa. Opplysningar som namn og kontaktinformasjon på journalistar og deira arbeidsgjevar eller oppdragsgjevar, vert registrert av vår kommunikasjonsstab, for å kunne handtere førespurnader frå pressa på ein effektiv måte. Behandlingsgrunnlaget for denne registreringa er tilsynets rettmessige interesse i å ha god kommunikasjon med presse og media, og å kunne ivareta ei open offentleg forvaltning, jamfør personvernforordninga art. 6 nr. 1 bokstav f). Desse personopplysningane vert endra eller sletta ved melding om endring, eller dersom eit pressemedlem ber oss om å bli sletta.
Informasjonssikkerheit
Når Lotteri- og stiftelsestilsynet behandlar dine personopplysningar skjer dette på ein sikker og forsvarleg måte, og slik at personopplysningane blir verna mot uautorisert eller ulovleg behandling, mot utilsikta tap, øydelegging eller skade. Vi sikrar dine personopplysningar ved både fysisk og virtuell åtgangs- og tilgangskontroll. Tilgang til dine personopplysningar er avgrensa til personell som har eit tenesteleg behov grunngjeve i eit klart formål. Tilsette i Lotteri- og stiftelsestilsynet har taushetsplikt ifølge forvaltningslovas reglar.
Databehandlar
Lotteri- og stiftelsestilsynet har inngått databehandlaravtaler som regulerer alle personopplysningar som blir delt med tredjepartar som behandlar personopplysningar på vegne av Lotteri- og stiftelsestilsynet. Desse tredjepartene kan ikkje bruke opplysningane til andre formål enn det som følger av databehandleravtala med Lotteri- og stiftelsestilsynet. Databehandlarane er også forplikta til å følge dei same nivåa for informasjonssikkerheit som Lotteri- og stiftelsestilsynet.
Dine rettar
Du har rett til å få innsyn i kva personopplysningar vi behandlar om deg og om korleis vi behandlar dei.
Det er viktig at personopplysningane vi har om deg er riktige. Du kan kreve at vi rettar og/eller slettar opplysningar om deg hvis dei er mangelfulle eller ikke riktige.
Lotteri- og stiftelsestilsynet slettar personopplysningar når det ikkje lenger er nødvendig å oppbevare dei for å oppfylle det formål dei vart innhenta for, eller for å etterleve lovpålagte krav. Lotteri- og stiftelsestilsynet arkiverer informasjon, under dette personopplysningar, som er arkivverdige etter reglane i arkivlova.
Kontakt personvernombud
Har du spørsmål om Lotteri- og stiftelsestilsynets behandling av personopplysningar kan du ta kontakt med oss via følgande e-postadresse: personvernombud@lottstift.no
Merk at det kan klagast til Datatilsynet på behandling av personopplysningar i strid med personvernlovgivinga.