Statlege tilskotsordningar blir opplevd som mest krevjande å søke på for frivillige organisasjonar.
Det viser ei ny undersøking som Menon Economics har gjort på oppdrag frå Lotteri- og stiftelsestilsynet. Undersøkinga har kartlagt kva dokumentasjonskrav frivillige organisasjonar møter når dei søker om og rapporterer på tilskot.
Undersøkinga har sett på både statlege tilskotsordningar og ikkje-statlege tilskotsordningar. I sistnemnde kategori er både kommunar, stiftelsar og sparebankstiftelsar representert.
Frivillige organisasjonar opplever krava som for omfattande
Kartlegginga viser at frivillige organisasjonar aksepterer at det er eit behov for krav til dokumentasjon i tilskotsordningar, men at krava ofte blir opplevd for omfattande og lite treffsikre.
Særleg statlege tilskot skil seg ut med fleire krav og meir krevjande søknads- og rapporteringsprosessar enn tilskotsordningar frå kommunar, fylkeskommunar, sparebankstiftelsar og andre stiftelsar.
Samtidig er det stor variasjon i krav til dokumentasjon, mellom ulike forvaltarar og tilskotsordningar, også innan statlege tilskot.
Organisasjonane opplever belastninga med dokumentasjonskrav ulikt ut frå administrativ kapasitet og størrelse på tilskot. Det blir ofte trekt fram at dokumentasjonskrava til dei mellomstore tilskota ikkje står i forhold til tilskotsbeløpet.
Dei frivillige organisasjonane peikar på detaljerte krav til søknad og rapportering, samt få administrative ressursar. Dette gjeld på tvers av både statlege og ikkje-statlege tilskotsordningar.
Krav til dokumentasjon må forståast i lys av ulike behov og perspektiv
Forvaltarar av tilskotsordningar har ansvar for å sikre kontroll, at ordningane kan etterprøvast og legitimitet i bruken av offentlege og private midlar. Økonomiregelverket i staten set i tillegg krav om at ordningane skal ha tydelege mål, kriterium for å nå måla og reglar for tildeling, oppfølging og evaluering.
For mottakarane betyr dette ei plikt til å dokumentere ressursbruk og resultat, slik at bruken av midlane kan bli kontrollert. Frivillig sektor etterlyser enklare, meir føreseielege og mindre tidkrevjande ordningar, særleg når administrativ kapasitet er avgrensa. Å balansere desse omsyna er krevjande, og i ein svært mangfaldig sektor vil dei same krava kunne bli opplevd som handterbare for nokon, men tunge for andre.
Hovudfunn
Under kan du lese om hovudfunna frå undersøkinga kort oppsummert.
Stor variasjon mellom forvaltarar og tilskotsordningar
Det er stor variasjon mellom krav til dokumentasjon som blir stilt frå ulike forvaltarar av tilskot. Frivillig sektor beskriv eit ueinsarta system. Det kjem også fram at det er forskjellar mellom ordningar frå same forvaltar.
Statlege tilskotsordningar blir opplevd som mest tidkrevjande og har fleire krav
Undersøkinga viser at statlege tilskotsordningar blir opplevd som dei mest tidkrevjande å søke og rapportere på. Kommunale og fylkeskommunale ordningar blir opplevd som nest mest krevjande, mens ordningar frå sparebankar og stiftelsar blir vurdert som minst tidkrevjande. Dei fleste frivillige organisasjonane meiner likevel at tida brukt på søknad- og rapportering er låg eller står i rimeleg forhold til tilskotsbeløpet.
Mange opplev at krava har auka dei siste åra
Resultata frå undersøkinga viser at majoriteten av organisasjonane i frivillig sektor meiner at søknads- og rapporteringskrava har blitt meir omfattande dei siste åra.
Få meiner krava påverkar motivasjonen til å søke tilskot
Undersøkinga viser at 16 prosent av frivillige organisasjonar har valt å ikkje søke tilskot, fordi dei opplever at krava til dokumentasjon er for omfattande. Fleirtalet av dei som har svart er ueinige i den vurderinga. Det er dei store organisasjonane som i størst grad meiner at krava påverkar motivasjonen for å søke.
Like årsaker til tidsbruk på søknad og rapportering i alle tilskotsordningar
Både i statlege og ikkje statlege tilskotsordningar er det tre årsaker til at søknad og rapportering blir opplevd som tidkrevjande:
- Krav om detaljerte prosjektplanar og rapportar
- Mange trinn og omfattande krav i søknads- og rapporteringsprosessen
- Avgrensa administrativ kapasitet eller erfaring med søknadar
Enkelte utfordringar blir påverka av struktur og størrelse på organisasjonen
Rapportering er spesielt krevjande for store frivillige organisasjonar med mange lokallag. Blant anna gjer organisasjonsstrukturen det utfordrande å samle inn informasjon på tvers av nivå, sikre konsistent dokumentasjon og sette saman data i tråd med krava. Dei små frivillige organisasjonane møter ofte utfordringar knytt til administrativ kapasitet og kompetanse.
Mottakarar av mellomstore tilskot opplever krava som uforholdsmessig høge
For tilskotsordningar som ligg i mellomsjiktet mellom små og store ordningar, er krava til dokumentasjon ofte nesten like omfattande som for store tilskot. Det blir opplevd urimeleg. Det blir etterlyst større differensiering av krav basert på mottatt tilskotsbeløp.
Dei med administrativt tilsette opplever statlege ordningar meir krevjande enn organisasjonar utan tilsette
Dette heng saman med at dei store organisasjonane søker større og fleire tilskot, og dermed møter fleire og meir omfattande krav, enn små organisasjonar.
Tiltak og anbefalingar til staten samla:
- Staten bør presisere i Reglement for økonomistyring i staten og rettleiarar som høyrer til denne, at dokumentasjons- og kontrollkrav skal stå i rimeleg forhold til tilskotsbeløp, risiko og mottakars administrative kapasitet. Klare nasjonale prinsipp, supplert med konkrete eksempel, vil gjere det meir føreseieleg for frivillig sektor og samtidig støtte tilskotsforvaltarar som ønsker å forenkle krav og rapportering.
- Staten bør sette ei rettleiande grense for når det bør stillast meir detaljert krav om rapportering av statlege tilskotsforvaltarar.
- Standardisere revisjonskrav.
- Redusere omfanget av små fragmenterte tilskotsordningar.
- Forvaltarar kan innføre eit forenkla løp for organisasjonar som over tid har levert gode rapportar utan alvorlege avvik. Det kan vere enklare rapporteringsskjema, mindre krav til detaljert dokumentasjon og meir bruk av stikkprøver i staden for full dokumentasjon kvart år.
- Innføre krav om brukartesting og utgreiing av administrative konsekvensar for frivillige organisasjonar før nye eller skjerpa krav blir innført.
- Standardisering og «eingongs»-prinsipp for basisinformasjon. Staten bør legge til rette for at grunnleggande opplysningar om organisasjonane (for eksempel via Einingsregisteret og Frivilligregisteret) kan bli brukt om att på tvers av statlege ordningar. Dette reduserer dobbeltarbeid og gjer at organisasjonane kan bruke meir tid på innhaldet i søknaden enn på å gjenta formalia.
- Det bør lagast ein kort, praktisk nasjonal rettleiar for små og mellomstore frivillige organisasjonar som gir eksempel på korleis dokumentasjonskrav kan tilpassast tilskotsbeløp, risikonivå og størrelse på organisasjonen.
Fleire av desse anbefalingane ligg allereie i rettleiaren til Kultur- og likestillingsdepartementet Forenkling av statlege tilskotsordningar til frivillige organisasjonar, men fleire forvaltarar har ikkje tilpassa sine ordningar til anbefalingane.
Tiltak og anbefalingar til kvar enkelt tilskotsforvaltar:
- Rydde i og brukarteste søknads- og rapporteringsskjema
- Praktisk tilpassing av krav til revisjons- og rekneskapsrapport ut frå beløp og risiko
- Etablere eigen rettleiar for små ordningar
- Etablere felles oversiktlege rettleiarsider (vidareutvikle tilskudd.no)
- Vurdere tidlegare søknadsfristar og tildelingstidpunkt
- Utnytte digitale løysingar til gjenbruk og forenkling
- Klart skilje mellom kva som blir kravd i søknad og rapport
- Meir vekt på læring der effekt er vanskeleg å talfeste
- Løpande evaluering og justering av krav
Les heile rapporten Kartlegging av dokumentasjonskrav i frivillig sektor.