Med begrepet «boligstiftelser» sikter vi til stiftelser som eier og forvalter boligmasse, typisk for utleie til personer som fyller kriterier bestemt i stiftelsens formålsbestemmelse.
Det som skiller boligstiftelser fra andre stiftelser, og som gjør det mulig å omtale disse stiftelsene som en egen gruppe av stiftelser, er at alle boligstiftelser har oppføring eller erverv av boligmasse med sikte på salg eller utleie som en forutsetning for å kunne realisere sitt formål.
Stiftelsestilsynet har følgende anbefalinger for forvaltning og styring av boligstiftelser
- Styret må ha nødvendig kompetanse til å sikre forsvarlig forvaltning av eiendomsmassen slik at stiftelsens formål kan realiseres både i et kortsiktig og langsiktig perspektiv.
- Styret må være bevisst utdelingsbegrepet etter § 19, og at det er styret som skal vedta husleienivået.
- Vedlikehold skal følge systematiske og rullerende vedlikeholdsplaner.
- Det bør etableres prosedyrer for jevnlig å fastsette utleieenhetenes markedsverdi.
- Styret skal vurdere om det er tilstrekkelig kapitalreserve i stiftelsen til nødvendig vedlikehold før det fattes vedtak om utdeling gjennom en husleie som er lavere enn markedsleie.
- Som eksternt kontrollorgan bør revisor i større grad ha langsiktighet for øye ved revisjon av årsregnskapet til boligstiftelsene. Et høyt utdelingsnivå i kombinasjon med manglende likviditet eller plan for finansiering av fremtidig vedlikehold, kan indikere mangler ved formuesforvaltningen som bør påpekes i nummererte revisorbrev til stiftelsen.
Kommunale boligstiftelser
Det som gjerne kalles «kommunale boligstiftelser» er en egen undergruppe av boligstiftelser som kjennetegnes ved at de er opprettet av kommuner, som ofte også har overført en formuesverdi til stiftelsen. Kommunen som opprettet stiftelsen utpeker som regel et flertall av styremedlemmene. Den typiske kommunale boligstiftelsen har som formål å skaffe boliger for tidsbegrenset utleie til persongrupper som kan ha særlig behov for dette. Det geografiske virkeområdet for stiftelsen er begrenset til den kommunen som opprettet stiftelsen.
Terminologien «kommunal boligstiftelse» er i og for seg misvisende all den tid den kan tas til inntekt for at boligstiftelsen er eiet av kommunen, eller på annen måte er en del av kommunens organisasjon, slik for eksempel et kommunalt boligselskap er det. De kommunale boligstiftelsene er som andre stiftelser egne juridiske personer, som er selvstendige og selveiende (stiftelsesloven §§ 2 og 3).
Stiftelsen eies av det vedtektsbestemte formålet, som styremedlemmene har lojalitetsplikt til. Styremedlemmene har ofte en samtidig rolle i kommunen. Dette gjør at det er økt risiko for rolleblanding fordi det kan være utfordrende å ivareta stiftelsens formål og interesse opp mot oppretters /valgorganets interesse.
Styremedlemmenes tilknytning til kommunen kan medføre risiko for at avtaler mellom stiftelsen og kommunen ikke er inngått på «armlengdes avstand» og at stiftelsens interesser ikke er godt nok ivaretatt. Hertil kommer risikoen for at det blir foretatt ulovlige utdelinger fra stiftelsen til kommunen. Stiftelsestilsynet vil derfor spesielt å peke på valgorganets ansvar for å velge styremedlemmer med rett kompetanse til styret i de «kommunale» boligstiftelsene.
Brudd på habilitetsreglene medfører risiko for at vedtaket som ble fattet av styret kan bli ansett ugyldig.
Momentliste for styret i «kommunale» boligstiftelser
Stiftelsestilsynet har laget et forslag til ekstramomenter for styrets arbeid i «kommunale» boligstiftelser. Dette er kun et forslag og det vil være forhold dere må vurdere som ikke er nevnt her, og det kan være punkter som ikke er relevante for dere. Dette er forhold som vi typisk vil se etter i våre tilsyn med kommunale boligstiftelser.
- Fastsette nivå på husleien i lys av boligmassens vedlikeholdsbehov. Avklare gjengs leie/markedsleie Ev. utdeling i form av rabattert husleie må vedtas av styret og er forbeholdt formålsgruppen.
- Utarbeide retningslinjer for samarbeid med kommunen. Stiftelsen er et viktig verktøy for at kommunene skal kunne løse lovpålagte oppgaver om å skaffe boliger til dekning av spesielle behov (vanskeligstilte og spesielt omsorgsbehov).
- Vurdere om vedtektene må endres (men ikke omdanning til annen organisasjonsform).
- Valgorganet har ansvar for å avklare styrets behov for kompetanse og velge styremedlemmer som er beredt til å påta seg budsjettansvar (eks. styrearbeid, økonomi, jus, administrasjon, byggfag, kunnskap om formålsgruppen).
- Unngå å velge alle styremedlemmene samtidig ifm. kommunevalg for å sikre kontinuitet.
- Personer som har tillitsverv, eller står i et ansettelses – eller underordningsforhold til oppretter/den som har avgitt formuesverdi kan ikke være eneste styremedlemmer jf. § 27. Krav til kjønnsrepresentasjon jf. § 27a.
- Unngå å velge styremedlemmer som potensielt kan bli inhabile i viktige og prinsipielle saker (Stiftelsesloven 37, kommuneloven § 40 nr. 3, forvaltningsloven § 6). Vær oppmerksom på rolleblandinger og utfordringer ved lojalitet til to formål/to ulike organ med ulike interesser (potensielle interessekonflikter) spesielt der det skal inngås avtaler med kommunen/oppretter.
- Verdibevarende vedlikehold = forsvarlig kapitalforvaltning.
- Krav til vedlikeholdsplaner som er utarbeidet på relevant faglig grunnlag og gjennomføring av disse.
- Verdiene i bygningsmassen ivaretas best gjennom forsvarlig drift, forebyggende vedlikehold, kontinuerlig utvikling og god forvaltning.
- Er størrelsen på ev. utdelinger i form av rabattert husleie vurdert opp mot boligmassens vedlikeholdsbehov.
- Momsrefusjon på heldøgns omsorgsplasser.
Hvis styret i stiftelsen har inngått avtale om framleie av hele eller deler av formuesmassen til oppretter (en block avtaler), så er det viktig at avtalen revideres jevnlig (ev. justeres etter gitt vilkår) og at den er inngått på markedsvilkår, bla for å unngå ulovlig utdeling til oppretter.
Ved revisjon av avtalen bør følgende forhold ivaretas:
- Om avtalen skal justeres etter konsumprisindeks.
- Avklare hvem som bærer risikoen og ansvaret for de ulike risikofaktorer, for eksempel risiko for tomgang.
- Stiftelsens behov ivaretas i møte med kommunen – sørge for armlengdes avstand når det skal kontraheres med oppretter.
Krav om gjengs leie dersom utleie utenfor for formålsgruppen for å unngå tomgang.
- skatteplikt jf. skatteloven § 2-32.
- regnskapsplikt jf. regnskapsloven § 1-2 nr. 10.
- revidert årsregnskap til Brønnøysundregistrene innen 31. juli.
- husbankens retningslinjer for subsidierte lån/tilskudd.
- offentleglova § 2 regler om innsyn – avhengig av hvem som er valgorgan.
- husleieloven.
- lov om offentlige anskaffelser – offentligrettslig organ er omfattet.
- lov om sosiale tjenester § 15 og helse- og omsorgstjenesteloven § 3-7 (kommunens medvirkningsansvar/boligsosiale ansvar).