Styretesten – en selvtest for stiftelser

Stiftelser skal ha vedtekter. De skal bl.a. opplyse om navn, formål, grunnkapital og styrets sammensetning. Vedtektene skal sikre tydelige og gode rammer for stiftelsens formue, formål, forvaltning og selvstendighet. Du kan sjekke om stiftelsen er registrert i Stiftelsesregisteret.

Stiftelser skal ha et styre. Det skal være valgt, og det skal utføre arbeid og utøve ansvar i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Oppdaterte opplysninger om bl.a. navn, fødselsdato, kontaktinformasjon og ev. fullmakter for styremedlemmer skal til enhver tid være tilgjengelige i Brønnøysundregistrene og Stiftelsesregisteret. Send eventuelle endringer via samordnet registermelding.

Styret er stiftelsens øverste organ og har ansvaret for forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Styret skal etter stiftelsesloven gjennomføre styremøte minst én gang i året. Vanligvis har styret flere jevnlige styremøter, gjerne fastsatt i en årsplan.

Siden styret har ansvaret for å forvalte stiftelsen, må styret behandle saker om utdelinger, budsjett, regnskapsrapportering, inngåelse av avtaler mv. Det følger av stiftelsesloven at styret skal vedta utdelinger og sikre kontroll med regnskap og formuesforvaltning. Dersom det er nødvendig å innhente annen kunnskap og kompetanse, må styret sørge for dette.

En skriftlig styreinstruks omhandler styrets ansvar og arbeid, og er et verktøy som gir føringer og rammer for styrets organisering og forvaltning. Instruksen beskriver gjerne ansvars- og arbeidsfordeling både innad i styret og opp mot andre roller, f.eks. daglig ledelse og forretningsfører. Det er naturlig å beskrive delegering og fullmakter.

En plan eller strategi for gjennomføring av formålet er nødvendig for at styret på lang sikt skal kunne forvalte stiftelsen i samsvar med formålsbestemmelsen, jf. vedtektene. Vedtektene kan også omhandle konkrete formålsgrupper og gi føringer til styret for hvordan formålet skal gjennomføres. Dette må styret vurdere og ta hensyn til i planen.

For mange stiftelser skal formålet realiseres i form av utdelinger. Ifølge stiftelsesloven skal styret beslutte alle utdelinger. Det er også styrets ansvar å ha oversikt over om andre typer transaksjoner (utleie av bolig, kjøp av tjenester, osv.) i praksis medfører en utdeling, og om den i så fall er innenfor stiftelsens formål.

En plan eller strategi for kapitalforvaltning er nødvendig for at styret skal kunne forvalte stiftelsens midler og dermed ivareta formålet på lang sikt. I tillegg vil planen være et styringsverktøy for å sikre forsvarlig forvaltning av stiftelsens kapital. Planen bør fastsette en strategi samt gi oversikt over stiftelsens kapital, behovet for likviditet på kort og lang sikt, vurdering av risiko, hensiktsmessig fordeling, mål for avkastning mv.

Vedtektene kan gi føringer om plassering av kapital og håndtering av eventuell avkastning. Dette må styret vurdere og ta hensyn til i planen. Med kapitalforvaltning menes også sikring av midler på andre måter enn ren plassering av midlene, f.eks. vedlikeholdsplaner for bevaring av eiendom. Styrets ansvar gjelder selv om oppdrag er satt ut til eksterne kapitalforvaltere. Ansvaret består da av å følge opp, bl.a. gjennom kontroll og rapportering.

Stiftelsens styrearbeid skal dokumenteres med innkallinger og styreprotokoll. Hensikten med saksbehandlingsreglene i stiftelsesloven er å sikre at styrets vurderinger og vedtak er forsvarlige, transparente og etterprøvbare. Innkallinger skal sendes på en hensiktsmessig måte og med rimelig frist, og de skal vanligvis inneholde en saksliste med vedlegg som gir tilstrekkelig grunnlag for forsvarlig saksbehandling. Dokumentert styreprotokoll skal angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåte og styrebeslutning, og den skal signeres av alle som har deltatt på møtet.

Regler for habilitet skal sikre at styremedlemmer ikke er involvert i saker der medlemmet selv eller medlemmets nærstående har økonomiske eller personlige særinteresser. Styret bør ha skriftlige rutiner for inhabilitet og må praktisere at styremedlemmet i slike tilfeller ikke deltar i behandlingen eller avgjørelsen av styresaken. Stiftelsen må derfor ha oversikt over styremedlemmenes roller og nærstående relasjoner.

Hvis det er aktuelt å inngå avtale med en virksomhet som eies av et styremedlem eller en nærstående, vil det oppstå en risiko for stiftelsen. Styret må da – i tillegg til å følge reglene om habilitet – sikre avtalegrunnlag og oppfølgingsrutiner som ivaretar og dokumenterer at produkt- og tjenestekjøp skjer til markedspris og ikke innebærer noen ulovlig utdeling fra stiftelsen.

Det overordnede formålet med de strenge reglene for inhabilitet og nærstående transaksjoner er å sikre stiftelsers selvstendighet og formue samt tillit og omdømme. Dette gir trygghet for stiftelsen.

Å sikre forsvarlig forvaltning av stiftelsen er et kontinuerlig ansvar for styret. Det er sentralt å ha gode rutiner for styring av stiftelsen. Det er også viktig å ha på plass rapportering som sikrer at styret fanger opp uønskte forhold og endringer, og følger opp med nødvendige tiltak. Dette bør inngå i den vanlige internkontrollen og organiseringen av stiftelsen. Dere kan ved behov knyte til dere særlig kompetanse for vurdering, f.eks. revisor.