For stiftelsen er det viktig å ha eit styre som til ei kvar tid kan ta avgjerder og fatte vedtak. Styret må vere vedtaksført.
Kva krevst for at styret skal vere vedtaksført?
Lova stiller to krav for at styret skal kunne ta avgjerder:
1. Alle styremedlemane må vere innkalla
Styret kan ikkje fatte vedtak utan at alle medlemane, så vidt mogleg, har fått høve til å delta. Dersom ein medlem ikkje kan møte og stiftelsen har varamedlem, skal varamedlemen bli innkalla.
Ein føresetnad for at styret kan ta avgjerder er altså at alle medlemane er innkalla til styremøtet, eller på andre måtar gitt høve til å delta i behandlinga.
Lova sitt atterhald med formuleringa «så vidt mogleg» gjer at det ikkje er plikt til å kalle inn ein medlem dersom ein veit at det ikkje er mogleg eller heilt upraktisk for vedkommande å møte. Med dagens kommunikasjonsformer, skal det mykje til for at atterhaldet er aktuelt. Dette skal hindre at styret fattar vedtak utan eit tilstrekkeleg breitt grunnlag.
2. Meir enn halvparten må delta
Styret kan berre fatte vedtak når meir enn halvparten av styremedlemane deltar, med mindre vedtektene stiller strengare krav. Dette kravet gjeld både ved fysiske og digitale møte, men også der styrebehandlinga skjer utan møte, som til dømes per e-post. Det er altså ikkje nok at halvparten av styret deltar.
For eksempel:
- I eit styre med fire medlemar, må tre delta.
- I eit styre med fem medlemar, må tre delta.
- I eit styre med to medlemar, må begge delta.
Vedtektene kan sette strengare, men ikkje mildare, krav til kor mange som må delta for at styret skal vere vedtaksført.
Vedtektene bestemmer kor mange medlemar styret skal ha
Ved vurderinga av om styret er vedtaksført, tar ein utgangspunkt i det talet medlemar vedtektene bestemmer at styret skal ha.
Dersom vedtektene seier at styret skal ha mellom eit minste og høgste tal medlemar, reknar ein ut frå kor mange styremedlemar som faktisk er oppnemnt av valorganet.
Det vil seie at dersom styret etter vedtektene skal ha minimum fire og maksimum seks medlemar, og valorganet har oppnemnt fem medlemar – så reknar ein ut frå at det faktisk er oppnemnt fem medlemar.
Ein inhabil styremedlem tel ikkje med i berekninga av om styret er vedtaksført. Styret må då vere vedtaksført utan den inhabile personen.
For å finne ut kven som er valorgan, må ein sjå til vedtektene. Nokre vedtekter gir eit anna organ myndigheit til å oppnemne styremedlemar. Andre vedtekter gir slik myndigheit til styret sjølv. I det siste tilfellet seier ein gjerne at styret er sjølvsupplerande.
Korleis sikrar styret at det alltid er vedtaksført?
Styret kan ta grep for å unngå at stiftelsen står utan eit vedtaksført styre. Trykk på kvart punkt for å lese.
Kall alltid inn alle styremedlemane til møte eller behandling av saker. Hugs at alle styremedlemar må vere varsla eller innkalla, og gitt høve til å møte. Ved forfall som er kjent på førehand, kall inn varamedlemar.
Sørg for at styret har det talet medlemar som vedtektene krev.
Styremedlemar tenestegjer i fire år, med mindre anna er fastsett i vedtektene. Styremedlemar har plikt til å stå i vervet til erstattar er på plass. Plikta gjeld sjølv om tenestetida er gått ut. Det krev lova.
Trekker ein styremedlem seg før tenestetida er ute, har styret plikt til å sørge for at det blir valt ny styremedlem for resten av tenestetida. Dersom medlemen har vara, trer denne inn.
Styremedlemar kan berre trekke seg ved «særleg grunn», jf. § 28. Terskelen er høg, og det kan vere aktuelt ved sjukdom, flytting som gjer ein utilgjengeleg og i spesielle tilfelle ved store samarbeidsproblem. Vedkommande skal gi styret og valorganet rimeleg førehandsvarsel.
Ha tett dialog med valorganet for å sikre at nye medlemar blir oppnemnde i tide, og hugs dei nye krava til kjønnsbalanse i styret. Om styret sjølv er valorgan, start prosessen tidleg.
Vurder om vedtektene fungerer godt for stiftelsen, og om det er behov for endringar. Skal vedtektene endrast, må vilkåra i lova vere oppfylte, og de må søke Stiftelsestilsynet om godkjenning. Les meir: Slik endrer dere vedtektene.
Kva skjer om styret manglar medlemar?
Dersom styret i stiftelsen har færre styremedlemar enn det vedtektene krev, må styret og valorganet raskt få på plass nye medlemar.
Om dette ikkje er mogleg, kan Stiftelsestilsynet unntaksvis oppnemne midlertidige styremedlemar, eit såkalla settestyre. Det vil vere mest aktuelt der valorganet ikkje eksisterer lenger, eller om styret sjølv er valorgan og ikkje er vedtaksført.
Kva er konsekvensane av at styret ikkje er vedtaksført?
Eit styre som ikkje er vedtaksført etter lova og vedtektene kan ikkje ta avgjerder. Om styret likevel gjer det, er det ein saksbehandlingsfeil. Dermed vil vedtaka normalt vere ugyldige utan vidare.
Stiftelsen risikerer at andre stiller spørsmål ved gyldigheita av styret sine avgjerder og det kan svekke tilliten til styret.