Tematilsyn om formålsrealisering

Tematilsynet i 2021 har sett på styret sitt arbeid med formålsrealisering, og korleis styret jobbar i alle fasar – ikkje berre med utdelingar, men også før og etter. Vi spør mellom anna etter dokumentasjon frå styret om planar og strategiar for å realisere formålet. Vi ser også på om styra har tilstrekkelege rutinar og kontrollar på plass, også overfor dei som mottar midlar.

Fordi stiftelsar er ei eigarlaus organisasjonsform, seier vi at det er formålet som «eig» stiftelsen. Det å realisere formålet, slik det framgår av vedtektene, blir såleis styret si viktigaste oppgåve. Det er mange omsyn å ta for å få til dette. Felles for alle er likevel behovet for å ha ei gjennomføring som sikrar at formålet blir ivaretatt på ein god måte for stiftelsen.

Stiftelsane jobbar godt med formålsrealisering

Før sommaren hadde vi tilsyn med 15 stiftelsar, og tilsynet viste i hovudsak at stiftelsane jobbar godt med formålsrealisering. Stiftelsane har hatt stor breidde i formål, som blant anna humanitært arbeid og arbeid for global retterferd, utdanning av barn og unge, friluftsliv, medisinsk forskning og kunnskap om sjukdom.

I september starta vi tematilsyn med 21 nye pengeutdelande stiftelsar. Når tilsynet er avslutta vil vi lage ein samlerapport slik at informasjonen og erfaringane enkelt kan bli delt med stiftelsane og andre interessentar.

Foreløpige funn – nokre har behov for rettleiing

Etter første runde med tematilsynet ser vi at dei aller fleste av dei 15 stiftelsane har ein framgangsmåte for formålsrealiseringa som er gjennomtenkt og diskutert i styret, men nokre stiftelsar har hatt behov for rettleiing. Vi ser at fleire mangler nedfelte rutiner for kontroll og strategidokument for formålsrealisering. I lys av dette har vi komme med nokre anbefalingar til korleis dei kan jobbe meir formalisert og strukturert med å realisere formålet. Også stiftelsar som ikkje har vore ein del av tilsynet, vil kunne ta med seg dette i sitt vidare arbeid med formålsrealisering.

Dette er anbefalingane til stiftelsane

Anbefalingane til stiftelsane etter første runde i tematilsynet er i hovudsak at:

  • Stiftelsen bør formalisere planen eller strategien for utdelingar eller anna formålsrealisering.
  • Stiftelsen bør formalisere utdelingane sine og eventuelle vilkår i eit avtaledokument med mottaker, som også sikrar kontroll og oppfølging av utdelingane.
  • Stiftelsen bør synleggjere og dokumentere utdelingane i årsrekneskapen.

Stiftelsane kan styrke arbeidet med formålsrealiseringa gjennom å dokumentere, skriftleggjere og sette arbeidet meir i system – med andre ord profesjonalisere styrearbeidet.

Det er viktig at styret i denne diskusjonen sikrar at heile det vedtektsfesta formålet er vurdert, og at prioriteringa innanfor dette går tydeleg fram av planen. Vår erfaring er at eit styre som har definert ein strategi og utarbeidd ein plan for korleis dei skal realisere formålet, har betre føresetnad for å gjennomføre styrearbeidet på ein god måte. Ein strategi eller plan for formålsrealisering må bli tilpassa den enkelte stiftelsen, men den bør som eit minimum innehalde dei mest sentrale delane ved formålsrealiseringa. Det inneber:

  • Budsjett, økonomisk ramme og prioriteringar innanfor formålet.
  • Ei skildring av korleis søknadar eller prosjekt blir valt ut, og korleis det blir ført kontroll med utdelingar gjennom avtale eller anna oppfølgning eller rapportering.
  • Styret er stiftelsen sitt øvste organ og det skal komme tydelig fram at det er styret som vedtar utdelingar.

Har styret behov for eventuell tilleggskompetanse for å fatte beste beslutningar i stiftelsen si interesse, bør det og vere skildra og tydeleggjort at styret hentar inn relevant kompetanse på dei områda der det er behov for det. På den måten kan arbeidet bli meir oversiktleg og gå meir smidig.

Stiftelsar som ikkje er ein del av tematilsynet kan sjekke om deira formålsrealisering er forsvarleg

I tematilsynet spør Stiftelsestilsynet om opplysningar og dokumentasjon som er relevant for formålsrealiseringa. Stiftelsar som ikkje er ein del av dette tematilsynet, kan bruke kontrollpunkta som verkøty for å sjekke om eiga formålsrealisering er forsvarleg. Desse kjem fram i meldinga om tilsyn.

Også for stiftelsane sjølv vil det vere ein fordel å enkelt formidle korleis ein bidrar for formålet. Det kan vere nyttig for dei som kan motta midlar, men også for samarbeidsaktørar og andre interessentar. Utdelingar bør gå fram av eiga linje i resultatregnskapen eller ved at notane forklarer kor mykje som er delt ut til ulike formål. Stiftelsen kan og vurdere å nytte aktivitetsregnskap/regnskapsstandarden «God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner», og om utdelingene då kan bli lettare tilgjengeleg og synleg for omverda.

Tematilsyn gir kunnskap

Stiftelsestilsynet si oppgåve er å trygge norske stiftelsar, og tematilsyna er eit viktig verkemiddel i arbeidet med å styrke styra sin kunnskap om forsvarlig formålsrealisering.

Men tematilsynet har også eit formål om å bygge og dele kunnskap. Tematilsyna gir oss moglegheit til å sjå fleire stiftelsar under eitt, og dermed gi oss og stiftelsene nyttig informasjon om «kvar skoen trykker» når det gjeld formålsrealisering. Ut frå eit breitt grunnlag kan vi danne oss eit samla bilete av korleis pengeutdelande stiftelsar jobbar med formålsrealisering.