Hausten 2023 set Stiftelsestilsynet søkelyset på transaksjonar mellom stiftelsar og nærståande av stiftelsen.
– Styremedlem, dagleg leiar og nærståande av desse kan inngå avtalar med stiftelsen, men avtalen må vere til marknadspris og inngått av eit habilt styre, seier Siw Heggedal Longvastøl i Stiftelsestilsynet.
Styret skal sikre stiftelsens formål og verdiar
Styret skal treffe avgjerder ut frå kva som fremmer stiftelsens interesser. Gjer stiftelsen transaksjonar med partar som har ein særskilt posisjon i stiftelsen, eller deira nærståande, er det ein risiko for at andre interesser enn stiftelsen sine interesser vert fremma.
Avtalar om kjøp av varer eller tenester, leigeavtalar, løn eller utdelingar er typiske transaksjonar for ein stiftelse. Vert avtalen inngått med til dømes eit styremedlem eller eit selskap der sambuaren til dagleg leiar har bestemmande innflytelse, reknar vi det som ein avtale med stiftelsens nærståande.
Det er styret sitt ansvar å sikre at alle stiftelsens avtalar er inngått på same vilkår, og med same resultat som ville blitt avtalt mellom uavhengige partar, mellom anna til marknadspris.
– Dette krev at transaksjonar vert vurdert og avgjort av eit habilt styre, på ei armlengds avstand, seier Longvastøl.
Tematilsyn – kva rutinar har stiftelsen for transaksjonar med nærståande?
Stiftelsestilsynet ser at nærståandetransaksjonar og habilitet kan vere utfordrande i stiftelsar, på lik linje med i politikken og i samfunnet elles.
– Vi ser at dette er vanskeleg for mange stiftelsar og at behovet for kunnskap er stort, seier Longvastøl.
No gjennomfører Stiftelsestilsynet eit tematilsyn om transaksjonar med stiftelsens nærståande. Målet er å sette søkelys på krava til habilitet og korleis styrer i stiftelsar bør jobbe med tematikken.
Kva ser vi etter ved nærståandetransaksjonar?
Styret må forstå at transaksjonar med stiftelsen sine nærståande stiller særskilte krav til styret og prosesessane, både på eit generelt nivå og i enkeltsaker.
Stiftelsestilsynet tilrår at styret har:
- Nødvendig dokumentasjon av saksbehandling, verdifastsetting og avtalar.
- Oversikt over kva roller styremedlem og administrasjon har utanfor stiftelsen.
- Dokumentasjon på at reglane om habilitet i saksbehandlinga er følgt.
- Formaliserte rutinar som sikrar at nærståandetransaksjonar vert handtert og dokumentert på ein forsvarleg måte.