For å avhjelpe dei negative konsekvensane av koronautbrotet har Stortinget vedtatt ei midlertidig lov om unntak frå reglane om fysiske styremøte i foretak. For stiftelsar gjeld reglane i kapittel 1 og 5.
Styreleiar er i den midlertidige lova § 5-2 gitt eit utvida mynde til å krevje sakshandsaming utan fysisk møte:
«Styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være betryggende. Alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.
Gjennomføres styrets saksbehandling i fysisk møte, kan ethvert styremedlem kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.
Protokoll fra styremøtet kan signeres ved elektronisk signatur.»
Unntaket i den midlertidige lova gjelder både krav som følgjer av stiftelseslova og eventuelle krav som er sett i stiftelsens eigne vedtekter og instruksar, jf. midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19.
Lova er gjeldande fram til 31. oktober og erstattar midlertidig forskrift om gjennomføring av styremøte i stiftelsar som vi informerte om på våre nettsider 2. april.
Krav til forsvarleg sakshandsaming
Stiftelseslova gir føringar om forsvarleg forvaltning av stiftelsen og korleis styret skal organisere dette arbeidet. Alle styremedlemmar har rett og plikt til å delta på styremøta og det er krav om at styret må vere vedtaksført før ein kan fatte vedtak.
Stiftelsens styrearbeid skal vere dokumentert med innkallingar og styreprotokoll. Protokollen skal etter lova signerast skriftleg eller kan i den tida den midlertidige lova gjeld også signerast elektronisk. I tillegg skal protokollen på vanleg måte også angi tid og stad, deltakarane, sakshandsamingsmåte og styret sine avgjerder.
For å ivareta kravet om ei forsvarleg forvaltning av stiftelsen, vil styreleiar såleis i ei overgangstid kunne avgjere at gjennomføring av styrearbeidet skal skje ved bruk av elektroniske hjelpemiddel, skriftleg eller på annan tryggande måte. I telefon- og videomøte er det derfor avgjerande at styremedlemmane får stille spørsmål, komme med kommentarar og få tilgang til dei andre styremedlemmane sine innvendingar før det blir fatta vedtak.
Dersom styret meiner at ein ikkje kan handsama ei sak forsvarleg utan å møtast fysisk, skal styret fatte vedtak om å utsetje saka og grunngi dette i styreprotokollen.
Fristar for skattemelding /årsrekneskap
Fristar som går fram av lover eller forskrifter må stiftelsane overhalde som normalt, til dømes fristane for innsending av skattemelding/ fastsetjing og innsending av årsrekneskap for 2019.
Elektronisk signatur
Det finnes i dag fleire ulike løysingar for stiftelsar som ønskjer å innføre eit godkjent system med elektronisk signatur. Stiftelsar som ikkje har elektronisk signatur, må framleis underskrive protokollen for hand.