Tematilsynet i 2021 har sett på korleis stiftelsane arbeider med formålsrealisering i alle fasar. Vi har spurt mellom anna etter dokumentasjon frå styret om kva planar og strategiar dei har for å realisere formålet. Vi har også sett på om styra har tilstrekkelege rutinar og kontrollar på plass, også overfor dei som mottar midlar.
Fordi stiftelsar er ei eigarlaus organisasjonsform, seier vi at det er formålet som «eig» stiftelsen. Det å realisere formålet, slik det framgår av vedtektene, blir såleis styret si viktigaste oppgåve. Det er mange omsyn å ta for å få til dette. Felles for alle er likevel behovet for å ha ei gjennomføring som sikrar at formålet blir ivaretatt på ein god måte for stiftelsen.
36 stiftelsar deltok i tematilsynet. Desse har stor breidde i formål, blant anna humanitært arbeid og arbeid for global rettferd, utdanning av barn og unge, friluftsliv, medisinsk forsking og kunnskap om sjukdom.
Les heile rapporten her: Rapport om tematilsyn for formålsrealisering
Funn og resultat
Dei fleste stiftelsane arbeider godt med formålsrealisering. Av 36 stiftelsar i tematilsynet hadde dei fleste på plass strategiar og prosessar for å realisere formålet, men fleire hadde ikkje i tilstrekkeleg grad formalisert arbeidet. 22 av stiftelsane fekk oppmoding om å formalisere ein plan og elleve om å halde fram eller vidareutvikle arbeidet.
Når det gjeld avtalar og kontroll med utdelingar, ser vi at det er fleire stiftelsar som har på plass kontrollstrukturar i etterkant av utdelingane. Samtidig ser vi at stiftelsane generelt synes å ha mindre søkelys på å få på plass avtalegrunnlag med vilkår, eller anna formalisert grunnlag, i forkant av utdelingane. Det var 24 stiftelsar som fekk oppmoding om å formalisere avtalene, mens ti av stiftelsane fekk oppmoding om å forbetre oppfølginga.
Nesten alle stiftelsane synleggjer utdelingane sine i årsrekneskapen, og berre ni stiftelsar fekk oppmodingar om å forbetre eller gjere utdelingane meir synlege. Enkelte stiftelsar fekk denne oppmodinga fordi utdelingane var “skjulte” under posten driftskostnader. 20 av stiftelsane synleggjer utdelingane sine ved bruk av eiga linje i rekneskapen eller notar. Sju stiftelsar nytta seg av rekneskapsstandarden “God rekneskapsskikk for ideelle organisasjonar”. Nokre stiftelsar formidla at dei var opptatt av å bruke ei årsberetning for å informere meir konkret om gjennomføringa av formålet.
Av dei tilleggsoppmodingane som vart gitt i tematilsynet, så fekk tre stiftelsar oppmoding om å formalisere skriftleg rutine for habilitet og 13 stiftelsar fekk rettleiing om dette temaet. Sju stiftelsar fekk oppmoding om å vurdere vedtektene og behovet for å oppdatere dei. Ytterlegare to stiftelsar fekk rettleiing om dette temaet.
Dette er anbefalingane til stiftelsane
Anbefalingane til stiftelsane etter tematilsynet er i hovudsak at stiftelsen bør
- formalisere ein plan eller strategi for utdelingar eller anna formålsrealisering
- formalisere sine utdelingar og eventuelle vilkår i eit avtaledokument med mottakar, og ha et system for kontroll og oppfølging av utdelingane
- synliggjer og dokumenterer utdelingar i rekneskapen, for eksempel ved bruk av: eiga linje eller noter i rekneskapen, eller bruk av aktivitetsrekneskaps/rekneskapsstandarden «god regnskapsskikk for ideelle organisasjoner»
Om stiftelsen berre delvis har nokon av desse planane og rutinane på plass, anbefaler vi at dei vidareutviklar eller reviderer disse.
I tillegg gir vi generelt rettleiing om at styret bør sikre å formalisere sine avgjersler gjennom behandling og vedtak i styret, og dokumenterer dette i styreprotokollen.
Då tematilsynet viser behov for meir rettleiing, gir vi også nokre tilleggsanbefalingar knytt til vurdering av habiliteten og stiftelsens vedtekter. Vi anbefaler at stiftelsen:
- vurderer/formaliserer ein skriftleg rutine for habilitet
- vurderer bestemminga i vedtektene om samansetninga i styret /dagens praksis/andre tema er i samsvar med stiftelseslova, og vurderer oppdatering av vedtekter
Anbefalingane samla sett skal bidra til at stiftelsane i større grad kan styrke arbeidet med formålsrealiseringa gjennom å formalisere og sette arbeidet meir i system – med andre ord profesjonalisere styrearbeidet.
Ny sjekkliste – plan for formålsrealisering
For å kunne sikre samsvar med stiftelseslova må styret utføre forsvarlege vurderings- og avgjerdsprosessar. Eitt av dei viktigaste punkta tematilsynet peiker på er å sikre ein god og formalisert plan for formålsrealisering. Erfaringa er at der styret har formaliserte planar og rutinar på plass, så har styret ein betre føresetnad for å gjennomføre arbeid med å realisere formålet til stiftelsen på ein god måte.
Vi har utarbeidd ein mal/sjekkliste for plan for formålsrealisering som kan fungere som eit hjelpeverktøy i denne prosessen.
Tematilsyn gir kunnskap til fleire stiftelsar
I tematilsynet spør vi om opplysningar og dokumentasjon som er relevant for realisering av formålet. Stiftelsar som ikkje er ein del av dette tematilsynet, kan sjå kva vi spurte om i vår melding om tilsyn og sjekke om eiga formålsrealisering er forsvarleg.
Stiftelsestilsynet si oppgåve er å trygge norske stiftelsar, og vi prioriterer å jobbe med forebyggande tilsynsarbeid. Tematilsyna er eit viktig verkemiddel i arbeidet med å styrke styrearbeidet i stiftelsar med kunnskap om forsvarleg formålsrealisering.