Stiftelsestilsynet har gjennomført tilsyn med ti stiftelsar der temaet var transaksjonar mellom stiftelsen og deira nærståande. Tilsynet viser at det er behov for meir kunnskap om dette i stiftelsar og då særleg krava til habilitet.
Tilsynet har sett nærare på om det har vore transaksjonar mellom stiftelsen og nærståande som for eksempel styremedlem, dagleg leiar, opprettar eller nærståande av desse.
Styret skal treffe avgjerder ut frå kva som fremmer stiftelsens interesser. Gjer stiftelsen transaksjonar med partar som har ein særskilt posisjon i stiftelsen, eller deira nærståande, er det ein risiko for at andre interesser enn stiftelsen sine interesser vert fremma.
Avtalar om kjøp av varer eller tenester, leigeavtalar, løn eller utdelingar er typiske transaksjonar for ein stiftelse. Blir avtalen inngått med til dømes eit styremedlem eller eit selskap der sambuaren til dagleg leiar har bestemmande innflytelse, reknar vi det som ein avtale med stiftelsens nærståande.
Det er styret sitt ansvar å sikre at alle avtalene til stiftelsen er inngått på same vilkår, og med same resultat som ville blitt avtalt mellom uavhengige partar, mellom anna til marknadspris.
Funn og resultat
Ti stiftelsar deltok i tematilsynet, vi fann at
- ingen av dei ti stiftelsane hadde skriftlege rutinar, retningslinjer eller tilsvarande dokumenter med formål å sikre forsvarleg behandling og dokumentasjon av transaksjonar med stiftelsens nærståande.
- åtte av ti stiftelsar hadde transaksjonar med stiftelsens nærståande i perioden 2021-23. Fleire av desse stiftelsane kan bli betre på å sikre dokumentasjon av styrets avgjersler og vurderingar.
- ingen av de ti stiftelsane hadde skriftlege rutinar eller tilsvarande for vurdering av habilitet.
- over halvparten av stiftelsane som har hatt transaksjonar med nærståande hadde lite bevisstheit om habilitet.
- i seks av dei åtte stiftelsane har dei brote stiftelseslovas krav til habilitet ved at styremedlemmar har deltatt i styrebehandling av saker, sjølv om dei var inhabile. I enkelte av desse sakene oppfylte ikkje styret krava til å gjere gyldige vedtak.
- fleire av stiftelsane har mangelfull dokumentasjon, spesielt når det gjeld å dokumentere styrets vurderingar.
Vårt hovudinntrykk etter tilsynet er at det er behov for meir kunnskap om temaet i stiftelsane, og då særleg om krava til habilitet.
Les meir om desse funna og fleire funn i tilsynsrapporten.
På bakgrunn av funna har vi også gjort nokre refleksjonar i rapporten rundt ulike måtar stiftelsar er organisert på. I desse tilfelle er det ekstra viktig at styret kjenner til habilitetsreglane og kravet til å ivareta stiftelsens interesser.
Tematilsynet er gjennomført som eit overordna tilsyn hausten 2023 og våren 2024. Tilsynet er avgrensa til å kontrollere om stiftelsane har formaliserte rutinar for å sikre at transaksjonar med nærståande, blir behandla og dokumentert på ein forsvarleg måte.
For stiftelsar som har hatt avtaler eller transaksjonar med nærståande i den aktuelle perioden, har vi i tillegg kontrollert om styrets vurderingar og slutningar er dokumentert i styreprotokoll og om styret har innhenta grunnlag for sine vurderingar i form av tilbod, verdivurderingar eller liknande. Vidare har vi kontrollert om stiftelsen har skriftlege avtaler. Stiftelsestilsynet har ikkje vurdert om avtaler er marknadsmessige og i stiftelsens interesse.
Anbefalingar
Som eit minimum anbefaler Stiftelsestilsynet at følgande blir tatt med i skriftlege rutinar, retningslinjer eller tilsvarande:
- Ansvar for arbeidsoppgåver og eventuell delegasjon. Rammeverk og fullmakter for inngåing av avtaler.
- Prosessar som sikrar at transaksjonar blir gjort til marknadspris og vilkår, for eksempel gjennom krav til kartlegging av alternative leverandørar, utlysing og/eller innhenting av tilbod, verdivurdering eller takst.
- Prosessar som sikrar transparens og som kan etterprøvast, blant anna gjennom skriftlege avtaler og dokumentasjon av styrets vurderingar og avgjersler i styreprotokoll.
- Prosessar som sikrar at styret og dagleg leiing vurderer sin habilitet – generelt og i enkeltsaker.
Stiftelsane som har deltatt i tematilsynet har vore positive til anbefalingane dei har fått, og fleire har meldt tilbake at dei vil følge opp tematilsynet med å lage formaliserte rutinar eller retningslinjer.
Sjekkliste for vurdering av habilitet
Eit hovudfunn i tematilsynet er at fleire av stiftelsane har lite bevisstheit rundt habilitetsreglane. For å unngå inhabilitet i enkeltsaker har vi utarbeida ei sjekkliste slik at de kan vurdere inhabilitet. Du kan laste ned ein utfyllande versjon i PDF, eller lese hovudpunkta under:
- Ha skriftlege rutinar som formaliserer framgangsmåten for handtering av inhabilitet i stiftelsen.
- Skaff oversikt over styremedlemmenes andre roller ved årsplanlegginga. Oppdater oversikten jamleg.
- Identifiser situasjonar styret og dagleg leiing bør være oppmerksame på.
- Sikre at styret og dagleg leiing har et aktivt og bevisst forhold til inhabilitetsreglene i styrearbeidet.
- Sørg for at den inhabile personen trer til side i tide.
- Sikre dokumentasjon. Sørg for at vurdering og avgjersle om habilitet er skriftleg, og at spørsmåla er behandla i styremøte og protokollert.
- Sikre at styret er vedtaksført.
- Kva roller har styremedlemmene utanfor stiftelsen? Har de stilling eller verv i ein organisasjon som søker om midlar frå stiftelsen, vil de kunne bli inhabile.
- Sikre at utdelingar går til formålet til stiftelsen, og at vedtaket ikkje er påverka av andre særinteresser.
- Stiftelsen bør ha ein plan for formålsrealisering der blant annet spørsmål rundt utdelingar og rammene for disse bør avklarast.
- Ha eit rammeverk og fullmakter for inngåing av avtaler som også regulerer korleis inhabilitet skal vurderast og handterast.
- Avklar habiliteten til styret og sørg for at inhabile styremedlemmer ikkje deltar når styret førebur, behandlar eller avgjer sak om transaksjonen.
- Sikre at transaksjonen er i stiftelsens interesse og at den er lojal til formålet.
- Ver ekstra merksam ved kjøp av tenester frå stiftelsens nærståande.
- Sikre skriftleg dokumentasjon slik at transaksjonen kan etterprøvast.
- Hugs at avtaler som gjeld kjøp til overpris eller sal til underpris blir rekna som ei utdeling frå stiftelsen til avtalemotparten. Utdelingar til anna enn formålet er ikkje lov.
Fakta om tematilsyn
Ei av Stiftelsestilsynets oppgåver er å føre tilsyn og kontroll med at forvaltinga av stiftelsar skjer i samsvar med stiftelseslova og stiftelsens vedtekter.
Eit tematilsyn er når vi har tilsyn med fleire stiftelsar om same problemstilling og tema. Tema for tilsynet blir plukka ut frå kunnskap om felles utfordringar innafor eit område.
I tillegg til å føre kontroll med stiftelsane som er plukka ut i tematilsynet ønsker vi å rettleie og formidle resultat og anbefalingar til fleire stiftelsar.
I dette tematilsynet har vi undersøkt om stiftelsane har rutinar og internkontroll som sikrar at transaksjonar med stiftelsens nærståande blir behandla på forsvarleg måte. Eit mål med tematilsynet er å bidra til større kunnskap om kva krav som blir stilt til slike transaksjonar og habilitetsreglar.
Heile rapporten «Tematilsyn om nærståande transaksjonar og habilitet» les du her.