Styret er stiftelsens øverste organ og ansvarlig for forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Her får du nyttige tips til styrearbeid i stiftelser.
Vil du vite hvordan dere ligger an med styrearbeidet? Ved å ta vår styretest får dere svar på om styret oppfyller de mest sentrale kravene til organisering av styrearbeid i stiftelser.
Styret er et kollektivt organ og består av en gruppe styremedlemmer som er valgt for å forvalte stiftelsen for en gitt periode. I arbeidet for stiftelsen har styremedlemmene lojalitetsplikt ovenfor stiftelsen. I denne plikten ligger at alle avgjørelser skal treffes ut fra hva som er best for stiftelsen. Dette innebærer at stiftelsens interesser må settes foran egne og andre interesser.
Styrets ansvar
Styret har både et forvaltningsansvar og kontrollansvar.
- Forvaltningsansvar vil si at styret skal fastsette strategi, planer, budsjett og retningslinjer for virksomheten.
- Kontrollansvar vil si at styret skal føre tilsyn med daglig leder og stiftelsens virksomhet.
Om forsvarlig forvaltning
Styrets ansvar for forsvarlig forvaltning av stiftelsen gjelder både stiftelsens formål og kapital. Forvaltningen av formålet skal sikre langsiktig gjennomføring i tråd med stiftelsens vedtekter. Både den generelle organiseringen av stiftelsen og styrearbeidet skal være forsvarlig. Det samme skal kontrollen med regnskap og forvaltning av formue være.
Hva vil det si å være styremedlem?
Å være styremedlem er et personlig verv og alle medlemmene har samme retter, plikter og ansvar. Styreleder har i tillegg noen lovpålagte arbeidsoppgaver. Styremedlemmenes ansvar er kollektivt. Det vil si at hvert enkelt styremedlem er solidarisk ansvarlig for styrets beslutninger, handlinger og unnlatelser. Styret har likevel handlingsrom til å fordele arbeidsoppgaver både innad i styret og til andre roller, som for eksempel daglig ledelse og forretningsfører. Uavhengig av dette beholder styret ansvaret som øverste organ for stiftelsen.
Med stort ansvar er det viktig at styret har satt seg inn i rammer og føringer som er gjeldende for stiftelsen. Det vil først og fremst være stiftelsens vedtekter og rutiner, stiftelsesloven og andre regelverk som er aktuelle på de områdene stiftelsen driver sin virksomhet i. Fordeling av ansvar for arbeidsoppgaver og eventuell delegasjon bør fremgå av en styreinstruks, ev. styrevedtak.
Sørg for riktig kompetanse i styret
En viktig forutsetning for at styret skal kunne utøve forsvarlig forvaltning av stiftelsen, er at det samlet sett har den kompetanse og kunnskap som stiftelsens situasjon og forhold tilsier. Dette er nødvendig for at styret skal ha tilstrekkelig godt grunnlag for å gjøre de rette vurderingene. Kompetanse og sammensetning bør vurderes allerede ved valg av styremedlemmer.
Der det blir behov for mer kompetanse er det viktig at styret henter inn kunnskap eller knytter til seg aktuell kompetanse, for eksempel eksterne kapitalforvaltere eller rådgivere. Ved bruk av slike eksterne oppdragstakere er styret likevel ansvarlig for stiftelsens forvaltning og at oppfølging av at oppdragene blir utført på forsvarlig vis.
Hva er styresaker?
Styret skal behandle saker som er nødvendige for å drive stiftelsen. Noen styresaker følger direkte av stiftelsesloven, som blant annet beskriver at det er styret som skal vedta utdelinger og sikre kontroll med regnskap og forvaltning av formuen.
Ellers vil typiske styresaker være strategiarbeid, utarbeiding av plan for realisering av formålet og kapitalforvaltning, budsjett og regnskapskontroll, avgjørelser om salg og kjøp av eiendom, inngåelse av avtaler om kjøp av større produkt eller tjenester osv. Vesentlige saker, det vil si saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning, hører alltid til styret.
Planlegging av styrearbeid
Alt styrearbeid skal i utgangspunktet skje i styremøtene. Alle styremedlemmer har både rett og plikt til å møte på disse. Omfang av møter og saker må tilpasses det som er nødvendig for å ha forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Loven gir åpning for annen type styresaksbehandling enn møter, der det blir vurdert som hensiktsmessig og forsvarlig. Dette kan være bruk av e-post eller videomøter, for eksempel der styremedlemmer bor geografisk spredd. Det er likevel samme krav til dokumentasjon og signering som ellers.
Det er godt styrearbeid å skissere styremøter og saker i en årsplan.
Her er et eksempel på en årsplan:
| 1. kvartal | – Årsregnskap og årsrapport – Uavhengig revisjon – Rapporteringer – Valg av styremedlemmer, ev. kontakte valgorgan/komité |
| 2. kvartal | – Revidere budsjett – Nye og løpende styresaker – Rapporteringer – Frist for innlevering av årsregnskap |
| 3. kvartal | – Revidere budsjett – Nye og løpende styresaker – Rapporteringer |
| 4. kvartal | – Budsjett for neste år – Nye og løpende styresaker – Rapporteringer – Evaluering av styrearbeid og møteplan for neste år – Evaluering av plan for formålsrealisering og kapitalforvaltning |
Sørg for å ha protokoll og dokumentasjon
Stiftelsens styrearbeid skal være dokumentert med innkallinger og skriftlig styreprotokoll. Saksbehandlingsreglene i stiftelsesloven søker å sikre at styrets vurderinger og vedtak er forsvarlige, transparente og kan etterprøves. Dere må sikre at styret er vedtaksført, og at alle styremedlemmer er i stand til å ivareta sine retter og plikter som medlemmer i styret.
Innkalling skal sendes på hensiktsmessig måte og med rimelig frist. Innkallingen bør inneholde saksliste og tilstrekkelig grunnlag til å utøve en forsvarlig vurdering i sakene som skal opp til behandling.
Styreprotokollen skal angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåte, begrunnelse og styrebeslutning – og skal signeres av alle som har deltatt i møtet. Der styremedlem ikke er enig i styrets beslutning skal det føres protokoll over det, i tillegg til medlemmets signatur.
Praktisk styrearbeid
Styrearbeid i praksis innebærer å ha rutiner og verktøy for å kunne sikre gode og lojale vurderinger og beslutninger, samt styring og kontroll av stiftelsen. I denne sammenhengen vil momentlisten under kunne være til hjelp for å organisere styrearbeidet på en forsvarlig måte. Aktuelle moment har også vært vektlagt i Stiftelsestilsynets forvaltningspraksis ved vurdering av forsvarlig forvaltning etter stiftelsesloven.
Stiftelsesloven gir åpning for at planleggings- og rapporteringsrutiner kan tilpasses stiftelsens art, innhold og omfang. I mindre stiftelser kan en enkel oversikt og dokumentasjon være tilstrekkelig. Hva som er mest hensiktsmessige og egnede løsninger for stiftelsen ligger innenfor styrets skjønn å vurdere og beslutte, så sant det ikke er uforsvarlig eller utenfor lovens rammer.
Oppsummert bør dere sjekke at dere har kontroll på dette:
- Ha oversikt over rammeverk – vedtekter, retningslinjer og aktuelle lover.
- Planlegg styrearbeid – lag en årsplan.
- Strategiarbeid – ha en plan for gjennomføring av formålet.
- Finansielle vurderinger – ha en plan for kapitalforvaltning.
- Organiser arbeidet i styremøter – husk innkalling, saksgrunnlag og protokoll.
- Sikre rutiner for ansvar og delegasjon – styreinstruks, fullmakter mv.
- Få oversikt over roller og få på plass rutiner for vurdering av inhabilitet.
- Økonomistyring/-kontroll (budsjett, regnskapsrapportering og revisjon).
- Sikre beslutninger av utdeling i samsvar med formål.
- Vurder styrets egen kompetanse og behov for innhenting av eksterne.
- Sikre produkt- og tjenesteavtaler i henhold til markedspris (verdivurderinger, takst mv.).
- Sørg for oppfølging av stiftelsens virksomhet (internkontroll) og eventuell daglig ledelse.
- Sørg for oppfølging av nødvendige endringstiltak fra revisor eller andre.