Informasjon til nye styremedlemmer i stiftelser

Er du nylig blitt styremedlem i en stiftelse? Vi vil hjelpe deg i gang.  Her finner du videoer som gir deg en kort innføring i styrearbeid og stiftelsesretten. Du finner også ti viktige temaer du bør sette deg inn i som styremedlem i en stiftelse.

1. Kjennetegn ved stiftelser

  • Stiftelser er uten eiere. Det er formålet som “eier” stiftelsen.
  • En stiftelse er ment å være uforanderlig og må ha en viss varighet.
  • Formålet til stiftelsen skal alltid stå i vedtektene.
  • Når styret behandler og avgjør saker, er det utelukkende formålet og interessene til stiftelsen dere skal ivareta. Dere kan ikke bruke stiftelsens ressurser og kapital til noe annet enn å ivareta formålet.

2. Styret er stiftelsens øverste organ og er ansvarlig for organisering og drift

  • Alle i styret skal samarbeide til det beste for stiftelsen og har samme plikter, retter og ansvar.
  • Styret bør ha rett kompetanse til å aktivt lede stiftelsen og fastsette nødvendige planer og kontrollrutiner. Dette for å sikre at formålet og kapitalen blir ivaretatt på en forsvarlig måte.
  • Stiftelser er organisert med styret som øverste organ, men kan i vedtektene også ha andre organ med begrenset myndighet, for eksempel til å velge styret, fastsette styregodtgjørelse mv.
  • Styret kan ansette daglig leder, som skal følge retningslinjer fra styret.

Se i stiftelsesloven § 30 og § 36.

3. Styret må følge stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven

  • Vedtektene og stiftelsesloven er de viktigste styringsverktøyene dere som styre har. Gjør deg godt kjent med begge deler, slik at du vet hvilke bestemmelser styret må følge.
  • Du kan søke opp stiftelsens vedtekter i Stiftelsesregisteret.

4. Styret må sikre at stiftelsens formål blir ivaretatt

  • Styrets viktigste og overordnede oppgave er å sørge for at stiftelsens formål ivaretas og gjennomføres. Dette gjelder både på kort sikt (for eksempel utdeling) og på lang sikt (forvaltning av formuen), og skal være i samsvar med vedtektene.
  • Når dere skal tolke formålet, skal dere legge vekt på hva oppretter la i formålet.
  • For å kunne gjennomføre formålet på en god måte, er det viktig at dere har en plan for hvordan dette skal gjøres.

Les mer i stiftelsesloven § 30.

Les mer om hvordan du kan realisere formålet i stiftelsen.

5. Kapitalen i stiftelsen skal forvaltes på en forsvarlig måte

  • Styret har ansvar for at stiftelsens kapital blir forvaltet på en forsvarlig måte. Det betyr at det til enhver tid skal tas tilstrekkelig hensyn både til sikkerheten og mulighetene for å oppnå en tilfredsstillende avkastning.
  • Lag en plan som kan være et styringsverktøy for hvordan styret skal forvalte stiftelsens midler forsvarlig.
  • Vær obs på at vedtektene kan gi føringer om hvor kapital skal plasseres, og hvordan eventuell avkastning skal håndteres.
  • Forvaltning betyr også sikring av midler på andre måter enn ren plassering av kapital, som for eksempel vedlikehold for å bevare eiendom.
  • Selv om dere bruker eksterne kapitalforvaltere, har styret likevel det overordnede ansvaret.

Les om krav til kapitalforvaltning i stiftelser.

Les mer i stiftelsesloven § 18 og § 30.

6. Styret må ha en forsvarlig organisering av styrearbeidet

  • Godt styrearbeid er å arbeide systematisk etter et årshjul.
  • Styret må ha en forsvarlig organisering av styrearbeidet og skal behandle saker i styremøter. Møter kan skje både fysisk og digitalt.
  • Det er i utgangspunktet det samlede styret som skal behandle saker og fatte beslutninger. Stiftelsesloven inneholder regler om hvor mange som må være til stede for at styret skal kunne fatte vedtak og krav til at flertallet av de som deltar har stemt for. Vedtektene kan stille strengere krav.
  • Styret velger styreleder, hvis ikke annet står i vedtektene. Styrelederen har et lovpålagt ansvar for at aktuelle saker blir styrebehandlet og at saksbehandlingsreglene blir fulgt.
  • En forsvarlig organisering av styrearbeidet innebærer også at styret har rutiner og rapportering, som sikrer at styrets beslutninger er i samsvar med lov, vedtekter og instrukser.
  • Vi anbefaler at dere utarbeider en skriftlig styreinstruks om styrets arbeid og saksbehandling. Dette er et verktøy som gir føringer og rammer for styrets organisering og forvaltning. En slik styreinstruks kan også ha rutiner for å håndtere inhabilitet, uenighet eller personkonflikter, noe som vil kunne virke forebyggende.
  • Styremedlemmer skal sitte i styret i fire år om det ikke er bestemt noe annet i vedtektene. Du skal uansett bli i vervet frem til et nytt styremedlem er valgt i ditt sted.

Her kan du teste om stiftelsen har kontroll på styrearbeidet.

Les mer om styrearbeid i stiftelser. Les også om styrets saksbehandling i kapittel 4 i stiftelsesloven.

7. Styret må være klar over lojalitetsplikten og regler for habilitet

  • Når du er med på å gjøre beslutninger, skal du alltid ha stiftelsens interesser i tankene. Du skal være lojal mot stiftelsen og dens formål.
  • Styret bør ha rutiner for vurdering av inhabilitet. Dette bidrar til å sikre tillit til avgjørelsene dere tar, og det verner dere mot at det blir sådd tvil om lojaliteten.
  • Dersom styret skal behandle en sak der du eller nærstående av deg kan ha en framtredende personlig eller økonomisk særinteresse, må du varsle styret slik at habiliteten blir vurdert. Dersom du er inhabil, kan du verken delta i forberedelsene, styrebehandlingen eller avgjørelsen av den aktuelle saken. Det er viktig at det går frem av styreprotokollen at du har fratrådt som inhabil.
  • Dersom du har stilling i eller tillitsverv hos noen som har en framtredende særinteresse i en sak som skal behandles i stiftelsens styre, vil du også være inhabil.

Les mer i stiftelsesloven § 37.

8. Stiftelsen skal levere revidert årsregnskap innen 31. juli hvert år

  • Stiftelsen har regnskaps- og revisjonsplikt. Stiftelsens revisor må være statsautorisert. For noen stiftelser kan kommune- og fylkesrevisjonen velges som revisor.
  • Styret har det overordnede ansvaret for at regnskapet blir ført og revidert.
  • Revisor er en uavhengig instans som fører kontroll med styrets arbeid, og revisor sender kopi av sine brev med påpekninger til Stiftelsestilsynet.
  • Stiftelsen skal sende årsregnskap og revisjonsberetning til Regnskapsregisteret innen en måned etter at årsregnskapet er fastsatt, det vil si senest 31. juli. Dersom innleveringen skjer etter fristen, får stiftelsen et forsinkelsesgebyr som styrets medlemmer kan bli gjort ansvarlige for.

Se i stiftelsesloven § 30regnskapsloven § 1-2, § 8-2 og § 8-3, samt revisorloven § 2-1.

Les også om gebyr og avgift.

9. Endringer i styret skal meldes til Brønnøysundregistrene

  • Styret må sørge for at registrerte opplysninger i offentlige registre er oppdatert.
  • Om det er registrert feil opplysninger om stiftelsens adresse, hvem som sitter i styret, hvem som er revisor osv. har opplysningene liten verdi.
  • Du melder endringene via samordnet registermelding i Altinn til Brønnøysundregistrene.

Se stiftelsesloven § 8.

10. Dersom stiftelsen må endres (omdannes), finnes det egne regler for dette

  • Selv om et av kjennetegnene ved en stiftelse er at den er uforanderlig, kan det bli nødvendig å endre den. Derfor har stiftelsesloven regler for det som er kalt omdanning.
  • Det er også mulig å endre stiftelsens formål dersom dette ikke kan oppfylles. I slike tilfeller er det styrets ansvar å gjøre noe.
  • Dersom styret mener det er nødvendig å endre vedtektene, slå stiftelsen sammen med en annen stiftelse eller oppheve stiftelsen, kan stiftelsen søke om dette. Det gjør dere via samordnet registermelding i Altinn. Stiftelsestilsynet tar stilling til om stiftelsesloven og stiftelsens vedtekter åpner for at omdanningen kan godkjennes.

Les mer i stiftelsesloven kapittel 6.