Habilitet

Reglene om habilitet sier noe om hvilke spørsmål styremedlemmer ikke skal behandle fordi de er inhabile, se stiftelsesloven § 37. Daglig leder er også omfattet av bestemmelsen.

Inhabilitetsreglene gjelder også for nærstående av disse. Hvem som er “nærstående” er definert i stiftelsesloven § 5. Dette gjelder ikke bare familiemedlemmer, men også selskap som styremedlemmet har bestemmende innflytelse over. Videre gjelder reglene for medlemmer i stiftelsens ev. andre organer. Dette kan for eksempel være organ som valgorgan, komitéer og råd eller arbeidsutvalg som forbereder saker for styret

Situasjoner der styremedlemmet er inhabilt etter regelen i § 37 er i hovedtrekk:

• Saker som har betydning for styremedlemmet selv eller nærstående (første ledd)
• Saker som har betydning for privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller foretak der styremedlemmet har tillitsverv (annet ledd).
• Saker som styremedlemmet tidligere har behandlet som tillitsvalgt i privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller foretak (annet ledd).

Ikke enhver slik situasjon medfører inhabilitet. Det avgjørende er om styremedlemmet har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse. Det vil si at styremedlemmet må ha en interesse i saken, i tillegg til den interessen vedkommende har som styremedlem i stiftelsen. Interessen må også være spesiell (ikke deles med en større eller ubestemt krets av personer), dvs. av en slik styrke at den er egnet til å påvirke styremedlemmets standpunkt i saken. Et eksempel er der styremedlemmet kan få en personlig og/eller økonomisk fordel av en avtaleinngåelse med stiftelsen (transaksjon).

Inhabilitetsvurderingen baserer seg på objektive kriterier. Hva styremedlemmet selv (eller andre) mener, er derfor ikke avgjørende for vurderingen av habiliteten.  

I utgangspunktet er det det enkelte styremedlems ansvar å så tidlig som mulig få avklart spørsmålet om egen habilitet. Inhabilitetsreglene gjelder både ved sakens forberedelse, samt vurdering og beslutning. Det er helt nødvendig at det enkelte styremedlemmet kjenner reglene om inhabilitet og identifiserer situasjoner som kan medføre inhabilitet. Det er det enkelte medlemmet som best kjenner hvilken tilknytning han eller hun har til den aktuelle saken, og som kan varsle styret om dette.

Styret har ansvar for å etablere rutiner som systematisk sikrer at stiftelsen fanger opp spørsmål om inhabilitet. Å årlig oppdatere oversikt over styremedlemmers samlede roller/tillitsverv og evaluere stiftelsens rutine for inhabilitet, øker forutsigbarheten for hvilke situasjoner som kan innebære habilitetsutfordringer og hvordan styret håndterer de når de oppstår. Det er også viktig å ha kunnskap og trygghet rundt reglene og hvilke situasjoner som ikke innebærer habilitetsutfordringer, slik at styremedlemmer uforstyrret kan behandle saker når det faktisk ikke er habilitetsutfordringer. 

Vurderingen av om styremedlemmer er inhabile, kan gjelde for både ett eller flere av styremedlemmene, og inhabiliteten kan gjelde for ett eller flere spørsmål. Selv om styremedlemmet er inhabilt i ett spørsmål, for eksempel om utdelinger eller transaksjoner er det ikke nødvendigvis inhabil i et annet spørsmål, for eksempel om søknad om endring av vedtekter eller oppheving.

Der styret ikke er vedtaksført som følge av at ett eller flere av styremedlemmene er inhabile, må styret “fylle på” styremedlemmer på riktig måte, for å få et kompetent og vedtaksført styre.

Situasjonene kan noen ganger løses ved at styret er vedtaksfør uten aktuelle styremedlem, ev. bruk av varamedlem, dersom stiftelsen har slike. Alternative løsninger vil kunne være et settestyre eller supplering av ett eller flere medlemmer. Her setter stiftelsens vedtektsbestemmelser om styret rammer og føringer.  

Alle styrets habilitetsvurderinger er styrets sak og må tas i styremøte. Styrets beslutning må dokumenteres i styreprotokoll, se stiftelsesloven § 31.

En viktig avklaring er at inhabilitetsreglene ikke gjelder hvem som kan sitte i styret i utgangspunktet, men bare hvilke saker et styremedlem ikke kan være med å behandle. Det kan likevel være lurt å tenke igjennom inhabilitetsregler ved etablering av stiftelsens styresammensetning og i hvilken grad styremedlemmet har mulighet til å sikre kontinuitet, eller vil måtte fratre i mange spørsmål. Styret bør derfor se på alternative løsninger ikke bare på kort, men også på lang sikt. Er den mest forsvarlige løsningen for stiftelsen å endre styresammensetningen mer varig, da må vedtektene endres og dere må først søke til Stiftelsestilsynet for godkjenning før iverksettelse.

Inhabile styremedlemmer skal verken delta i behandlingen eller avgjørelsen av sakene der han eller hun har en særinteresse. Inhabile styremedlemmer skal derfor heller ikke forberede de aktuelle sakene. Det er derfor viktig å allerede på et tidlig stadium være bevisste på en mulig inhabilitetssituasjon.  

Konsekvensen av at styret ikke fanger opp inhabilitetsspørsmålene kan bli omfattende. En beslutning fattet av styre med inhabile styremedlemmer vil innebærer at stiftelsens vedtak inneholder saksbehandlingsfeil.  At styremedlemmer behandler saker der de er inhabile vil også svekke tilliten til stiftelsen.

Både interne og eksterne kan reise spørsmål ved om avgjørelsene er gyldige i ettertid. Det kan sette stiftelsen i en krevende situasjon. Ikke bare kan det påvirke omdømmet, men det kan også gi risiko for at noen reiser tvistespørsmål for domstolene, med de ressursmessige og økonomiske kostnadene dette medfører. Det er en manglende trygghet for stiftelsen at det kan stilles spørsmål ved om viktige beslutninger for stiftelsen ikke er gyldige – og i ytterste konsekvens måtte reverseres, for eksempel ved at styret må kreve og følge opp tilbakebetaling av midler til stiftelsen. 

Ugyldige beslutninger kan i noen tilfeller rettes opp i ved at et habilt styre behandler saken på nytt og fatter gyldig vedtak. Dette er særlig aktuelt i en tidlig fase i prosessene, og er lite tid- og ressurskrevende særlig i de tilfellene der styret ennå ikke har utført de tiltakene som er besluttet. Styret bør hele tiden vurdere hvilke løsninger som er riktige for å forvalte stiftelsen forsvarlig. 

Dersom styrets saksbehandling ikke følger reglene om habilitet, er dette i strid med stiftelsesloven. Stiftelsesloven har også en bestemmelse om at styremedlemmer kan bli erstatningsansvarlige for tap de uaktsomt påfører stiftelsen.    

Det er mange situasjoner der styremedlemmer av ulike grunner ikke skal være med på å forberede eller behandle en sak. Styret bør, som nevnt, allerede i forkant av de aktuelle situasjonene ha etablert en rutine for inhabilitet som gir oversikt over når styremedlemmene grunnet ulike «hatter» kan bli inhabile og hvordan styret da skal gå frem.   

Utfordringer med inhabilitetsvurderinger gjentar seg typisk ved noen ofte brukte prosesser i stiftelsene, som utdelinger og avtaleinngåelser ved transaksjoner, og situasjoner der:

• Styremedlem er engasjert i et selskap eller forening som stiftelsen skal samarbeide med eller dele ut midler til.
• Stiftelsen vil inngå avtale med et selskap eller organisasjon der styremedlemmet er aksjonær eller har tillitsverv, om kjøp av tjeneste eller vare, leie mv.

I slike saker vil styremedlemmet som det klare utgangspunkt være inhabil. Det samme vil gjelde der det er daglig leder eller nærstående som opptrer i disse situasjonene. Imidlertid kan det i den konkrete vurderingen foreligge forhold som samlet sett gjør at styremedlemmet ikke nødvendigvis er inhabil. Relevante momenter kan være at vedtektene gir helt konkrete bestemmelser om formålsrealiseringen, og dermed angir et nokså bestemt resultat for stiftelsen, se mer i det følgende.

Utdelinger er en typisk oppgave der styremedlemmer må være bevisste på habilitetsspørsmål. Habilitetsutfordringer vil raskt oppstå der stiftelsens styremedlem også er styremedlem i en annen organisasjon som mottar midler fra stiftelsen. Organisasjonen vil kunne ha tilsvarende formål som stiftelsen, og det har vært stilt spørsmål ved om styremedlemmer dermed vil være inhabile, selv om de representerer stiftelsens interesser (som gir midler) som helt eller delvis skal ivaretas av organisasjonen (som mottar midler).

Utgangspunktet for denne vurderingen er at et styremedlem kan være inhabilt dersom medlemmet har en interesse i tillegg til stiftelsens. Dette innebærer at dersom det kan tenkes flere mottakere til en utdeling og en organisasjon «konkurrerer» om midler, vil organisasjonen (og da styremedlemmet) fort regnes for å kunne ha en interesse som går ut over den interessen som stiftelsen har.   

Rettslig sett har spørsmålet om hva som er en «særinteresse» vært oppe til sak for domstolene (Høyesteretts kjæremålsutvalg (HR-2001-00556), Bentzon-saka). I stiftelsesloven er «særinteresse» beskrevet som en interesse som er i konflikt med stiftelsens interesse. Så langt som rettskildene opplyser er det imidlertid ikke et vilkår at organisasjonens interesse skal gå direkte “på tvers av stiftelsens interesse eller hensynet til å gjennomføre stiftelsens formål”, før et styremedlem anses inhabil. “Det må være tilstrekkelig at den interesse organisasjonen har i saken er spesiell og av en slik styrke at den er egnet til å påvirke styremedlemmets standpunkt i saken”.

Da stiftelser anbefales å ha en plan for formålsrealisering, bør spørsmålene rundt utdelinger og rammene for disse, herunder habilitet, også avklares i forbindelse med utarbeidingen av en slik formalisert plan.

 

I en stiftelse skal mest mulig av midlene gå til formålet. Styrets disposisjoner må dermed enten gjøres for å realisere stiftelsens formål eller med et mål om å skaffe midler til formålet (kapitalforvaltning).  

Der det er behov for å inngå en avtale bør styret kartlegge aktuelle alternativer og innhente tilbud for å sikre best mulig transaksjon for stiftelsen. Det gjelder både kjøp, salg, leie og andre transaksjoner. 

Et styremedlem vil være inhabil til å inngå avtale der styremedlemmet er én av mulige kontraktsparter til stiftelsen ved kjøp av tjeneste eller vare. Styremedlemmet og stiftelsen kan ha sammenfallende interesser, men styremedlemmet har i tillegg en interesse i å levere tjenesten. Det samme vil gjelde der stiftelsen selger vare eller tjeneste til denne personen, for eksempel leier ut deler av eiendom til styremedlemmet eller dennes nærstående.   

Ved alle slike transaksjoner må styret håndtere habilitetsspørsmålene. Videre må styret sikre ved ev. inngåelse av avtaler, at pris og vilkår for øvrig er markedsmessige. Alle avtaler om kjøp og salg av varer/tjenester skal være på markedsvilkår. Med andre ord, en avtale til markedspris som innebærer et gjensidig bebyrdende forhold mellom stiftelsen og avtalepart. Forsvarlig forvaltning innebærer å sikre at stiftelsen ikke taper midler ved å kjøpe over markedspris eller selge til underpris. Styret bør da kartlegge alternativer og innhente tilbud som kan sammenlignes, for å sikre stiftelsens interesser.

Selv om stiftelsen ivaretar reglene om inhabilitet, slik at inhabile styremedlemmer fratrer, kan avtaler mellom stiftelse og styremedlemmer (ev. daglig leder eller nærstående) innebære en risiko for at det ikke er rimelig samsvar mellom stiftelsens og avtalemotpartens ytelser, og dermed utgjøre en trussel mot stiftelsens kapitalgrunnlag, se forarbeidene (NOU 2016:21 Stiftelsesloven – Forslag til ny stiftelseslov, punkt 13.8, side 64). Det er derfor særlig viktig at slike transaksjoner er etterprøvbare. Det er sentralt at stiftelsen sørger for nødvendig skriftlig dokumentasjon av saksbehandling (inkl. habilitetsvurderinger), verdifastsettelser og inngåtte avtaler og på denne måten vise at aktuelle personer ikke har opptrådt «på begge sider av bordet», og med ugunstig resultat for stiftelsen.  

Misforhold, ved salg til underpris eller kjøp til overpris, vil være å anse som en utdeling fra stiftelsen. Stiftelsens utdelinger må ligge innenfor rammen av formålet. Utdelinger utenfor formålet er ulovlige utdelinger, se stiftelsesloven § 19.  Slike midler skal tilbakeføres til stiftelsen. Styret kan også bli erstatningspliktig for eventuelt tap stiftelsen er påført. 

Noen hovedpunkter styret må ha særskilt øye på ved avtaler om kjøp og salg er:

• Har stiftelsen rutine for håndtering av habilitetsspørsmål og har utført og dokumentert habilitetsvurderinger? Se ovenfor.
• Rammeverk og fullmakter for avtaleinngåelser bør nedfelles med beskrivelse av framgangsmåte ved mulig inhabilitet (eksempel: Innkjøpsrutine).
• Har styret tilstrekkelig kompetanse for vurdering og beslutning om kjøp?
• Har styret kartlagt aktuelle handlingsalternativer for stiftelsen? Har/skal styret beslutte(t) handel med person i verv eller annen nærstående?
• Er det innhentet tilbud/verdivurderinger for aktuelle alternativer?
• Er saken behandlet av styret? Er inhabilitetshåndtering ivaretatt? Er styrets beslutninger dokumentert i styreprotokoll?
• Er det laget en skriftlig avtale? Sikrer avtalen markedsvilkår?

For konkret veiledning om kjøp og salg av eiendom, se vår temaside Kjøp og sal av fast eigedom i stiftelsar.

For å kunne sikre samsvar med stiftelsesloven må styret utføre forsvarlige vurderings- og beslutningsprosesser. Dette innebærer bl.a. at styret må ha et aktivt forhold til inhabilitetsreglene ved å etablere gode prosesser og avgjørelser som er i samsvar med stiftelsens interesser.  

Vår anbefaling generelt er at styret har utarbeidet en skriftlig rutine for håndtering av habilitetsreglene. Dere kan lage en egen rutine, eller legge relevante formuleringer inn i andre rutiner, som for eksempel styreinstruks, innkjøpsrutiner eller lignende. Vi har laget en egen sjekkliste (se nedenfor) med litt flere punkter for hva styret bør tenke på i forbindelse med habilitet. Listen er ikke uttømmende, men kan brukes som en start for styrets arbeid med inhabilitetsregler.Noen sentrale vurderingspunkter vil være:

• Styret bør ved årsplanleggingen skaffe seg oversikt over styremedlemmene sine roller utenfor stiftelsen.
• Det bør utarbeides en skriftlig rutine som beskriver framgangsmåte ved mulig inhabilitet.
• Stiftelsesloven har ikke egne regler om hvem og hvordan habilitetsspørsmålet skal behandles i stiftelsen. Dette innebærer at ansvaret ligger til styret. Vi anbefaler derfor at stiftelsen beskriver den valgte prosessen i rutinene, fra man oppdager at et styremedlem er inhabil, til man har på plass et vedtaksført styre. Altså hvordan styret i praksis går frem. Noen momenter styret bør tenke på er:
  • Hvilke situasjoner bør styret være oppmerksomme på?
  • Hvordan og når skal det varsles om mulig inhabilitet?
  • Hvordan skal styret håndtere uenighet om inhabilitetsvurderingen?
  • Ved konstatert inhabilitet, er styret fremdeles beslutningsdyktig til å behandle saken for stiftelsen, eller skal det kalles inn varamedlemmer eller settestyremedlemmer?
  • Er inhabilitet satt opp som styresak og vedtak dokumentert i styreprotokoll?