Habilitet

Styremedlemmer og daglig leder må vurdere sin habilitet i hver enkelt sak de behandler for stiftelsen. Habilitetsreglene sier ikke om en person kan ha en rolle i stiftelsen – bare hvilke saker vedkommende ikke kan være med å behandle. Eventuell inhabilitet kan gjelde for ett eller flere styremedlemmer og i ett eller flere spørsmål.

Reglene om habilitet gjelder både ved forberedelsen og ved selve styrebehandlingen av saken. Det vil si at den inhabile verken kan utrede, vurdere eller treffe avgjørelse i saken.

Situasjoner der styremedlem eller daglig leder kan være inhabile er i hovedtrekk:

• Saker som har betydning for styremedlemmet selv eller nærstående (§37, første ledd)
• Saker som har betydning for privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller foretak der styremedlemmet har tillitsverv (§37, annet ledd).
• Saker som styremedlemmet tidligere har behandlet som tillitsvalgt i privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller foretak (§37, annet ledd).

Vurderingen av habilitet baserer seg på objektive kriterier. Det vil si at det ikke er avgjørende for vurderingen hva styremedlemmet selv (eller andre) mener om habiliteten.

Habilitetsreglene gjelder også for eventuelle andre organ stiftelsen har etter vedtektene, jf. § 36. Dette kan for eksempel være valgorgan som har myndighet til å oppnevne styret.

Den generelle habilitetsregelen følger av stiftelsesloven § 37 første ledd, og gjelder der personen selv eller dennes nærstående har en særinteresse i saken.

Hvem som er å regne som nærstående til styremedlemmet eller daglig leder er definert i loven § 5. For det første gjelder det familiemedlemmer i form av ektefelle/samboer, barn og søsken, ektefelle/samboers barn og søsken og ektefelle/samboer til barn eller søsken. For det andre gjelder det selskap hvor vedkommende selv eller familiemedlemmer som nevnt over, hver seg eller sammen, har bestemmende innflytelse.

Ikke enhver situasjon medfører inhabilitet. Tre vilkår må være oppfylt for at styremedlem eller daglig leder er inhabil etter bestemmelsen i § 37:

1) Spørsmålet som skal behandles har «særlig betydning» for styremedlemmet eller daglig leder selv eller hens nærstående,
2) På grunn av sakens særlige betydning for styremedlemmet, daglig leder selv eller hens nærstående, har vedkommende en «personlig» eller «økonomisk» særinteresse i saken, og
3) Styremedlemmet eller daglig leders interesse i saken må være en «fremtredende særinteresse».

Noen spørsmål som styremedlemmer og daglig leder bør stille seg som ledd i vurderingen:

• Har du eller dine nærstående en spesiell interesse i saken som ikke deles med en større gruppe personer? Er det for eksempel snakk om å dele ut midler til en avgrenset krets personer og er du eller dine nærstående en av disse?
• Har saken direkte økonomisk betydning for deg selv eller dine nærstående? Eller får saken personlige konsekvenser for deg selv eller dine nærstående?
• Har du eller dine nærstående en interesse i saken som går ut over den interessen du har i å fremme stiftelsens interesser?
• Er den interessen du eller dine nærstående har i saken av en viss styrke og egnet til å påvirke ditt standpunkt i saken?

Styremedlemmet eller daglig leder blir identifisert med institusjonen, organisasjonen eller foretaket vedkommende har stilling eller verv i . Vedkommende må fratre dersom institusjonen, organisasjonen eller foretaket har særinteresser i en sak. Denne regelen om inhabilitet på grunn av identifikasjon følger av § 37 andre ledd.

1) Vedkommende må ha «stilling eller tillitsverv» i «institusjon, organisasjon eller foretak»,
2) Institusjonen, organisasjonen eller foretaket må ha en «økonomisk eller annen» særinteresse i saken, og
3) Institusjonen, organisasjonen eller foretakets interesse må være en «fremtredende særinteresse».

Noen spørsmål som styremedlemmer og daglig leder bør stille seg som ledd i vurderingen:

• Har saken direkte økonomisk betydning for institusjonen/organisasjonen/foretaket du er ansatt eller har tillitsverv i? Eller får sakne andre konsekvenser for dette?
• Har institusjonen/organisasjonen/foretaket en spesiell interesse i saken som går ut over den interessen du har i å fremme stiftelsens interesser?
• Er institusjonen/organisasjonen/foretakets interesse av en viss styrke og egnet til å påvirke ditt standpunkt i saken?
• Selv om institusjonen/organisasjonen/foretaket eventuelt har sammenfallende interesser med stiftelsen; har det en egeninteresse av en viss vekt i saken?

Typiske situasjoner som kan medføre inhabilitet er der stiftelsen vedtar utdeling til en forening hvor et av stiftelsens styremedlemmer er ansatt. Eller dersom styret beslutter å oppheve stiftelsen og å dele ut restmidlene til et selskap hvor stiftelsens styremedlemmer sitter i styret.

Habilitetsspørsmålet dukker typisk opp der stiftelsen skal vedta utdeling av midler til personer som er nærstående til et styremedlem. I et slikt tilfelle vil utgangspunktet normalt være at styremedlemmet er inhabilt, men særinteressen må selvsagt vurderes konkret.

Et annet eksempel er der stiftelsen skal vedta utdeling av midler til en forening der et av styremedlemmene er ansatt eller sitter i styret. Typisk fordi foreningen driver en aktivitete som er i samsvar med stiftelsens formål. I slike tilfeller må det vurderes konkret om foreningen har en fremtredende særinteresse slik at styremedlemmet blir inhabilt. Det kan tenkes dersom det er flere potensielle mottakere og foreningen «konkurrerer» med andre om midlene. Foreningen vil da fort regnes for å ha en interesse som går utover stiftelsens interesser, med den konsekvens at styremedlemmet blir inhabilt.    

Stiftelsestilsynet anbefaler at stiftelser har en plan for formålsrealisering. Spørsmålet rundt utdelinger og rammene for disse, herunder habilitet, bør avklares i en slik plan.

Les mer om krav som gjelder ved transaksjoner med stiftelsens nærstående.

Habilitetsspørsmålet dukker også opp der stiftelsen vurderer å kjøpe tjenester av et selskap er eid av et styremedlem eller dennes familiemedlemmer. En annen situasjon er der stiftelsen selger eller leverer tjenester, for eksempel leier ut eiendom, til en nærstående til et styremedlem eller daglig leder. I slike situasjoner vil en normalt finne at det foreligger en særinteresse som medfører at styremedlemmet eller daglig leder blir inhabil. Selv om vedkommende og stiftelsen kan ha sammenfallende interesser, vil vedkommende i tillegg ha en interesse i å levere tjenesten og i betingelsene som settes. Hvert tilfelle må imidlertid vurderes konkret.

I tillegg til at avtaler må være behandlet av habile personer, må avtaler eller transaksjoner med andre parter være inngått på samme vilkår og med samme resultat som om de var gjort mellom uavhengige parter. For avtaler om kjøp av tjenester, betyr det at de må være gjort til markedspris og på markedsvilkår.

Les mer om krav som gjelder ved transaksjoner med stiftelsens nærstående.

Inhabile styremedlemmer eller daglig leder kan ikke delta i behandlingen av saken i stiftelsen.

En beslutning fattet av et styre med inhabile styremedlemmer vil innebære at vedtaket lider av en saksbehandlingsfeil. At styremedlemmer behandler saker der de er inhabile vil også svekke tilliten og omdømmet til stiftelsen.

Brudd på habilitetsreglene kan sette stiftelsen i en krevende situasjon. Både interne og eksterne personer kan reise spørsmål ved om beslutningen er gyldig i etterkant. Ikke bare kan det påvirke omdømmet, men det kan også gi risiko for at det blir reist sak for domstolene for å prøve gyldigheten av vedtaket. Risikoen for at noen stiller spørsmål ved gyldigheten av viktige beslutninger, gir stiftelsen manglende trygghet.

Stiftelsen vil i noen tilfeller kunne rette opp feilen ved at et habilt styre behandler saken på nytt og fatter vedtak. Dette er særlig aktuelt i tidlig fase i prosessen, og det vil være lite tid- og ressurskrevende i de tilfellene der styret ennå ikke har utført tiltakene som er besluttet. Mer krevende vil det være der tiltaket er utført, for eksempel der midler er utdelt eller en kontraktspart har innrettet seg i tillit til beslutningen. Styret vil måtte vurdere om det er grunnlag for å kreve tilbakeføring av midler til stiftelsen.

For det enkelte styremedlem kan brudd på habilitetsreglene medføre at styremedlemmet kommer i erstatningsansvar overfor stiftelsen.