Styret er stiftelsen øvste organ og ansvarleg for forsvarleg forvaltning av stiftelsen.

Med «styret» vert meint ei gruppe styremedlemmar som er valgt for å forvalte stiftelsen for ein gitt periode. I sitt arbeid for stiftelsen har styremedlemmane lojalitetsplikt ovanfor stiftelsen. I denne plikta ligg at alle avgjersler skal treffes ut frå kva som er best for stiftelsen. I dette ligg at stiftelsens interesser må settes foran eigne og andre sine interesser.

Vil du vite korleis de ligg an med styrearbeidet? Ved å ta Stiftelsestilsynets nye styretest får de svar på om styret oppfyller dei mest sentrale krava til organisering av styrearbeid i stiftelsar.

Ta testen her.

Om forsvarleg forvaltning

Styrets ansvar for forsvarleg forvaltning av stiftelsen gjeld både stiftelsens formål og kapital. Forvaltninga av formålet skal sikre langsiktig gjennomføring i tråd med stiftelsens vedtekter. Både den generelle organiseringa av stiftelsen og styrearbeidet skal vere forsvarleg. Det same skal kontrollen med rekneskap og forvaltning av formue vere.

Styrets ansvar

  • Forvaltningsansvar: styret skal fastsette strategi, planar, budsjett og retningslinjer for verksemda.
  • Tilsynsansvar/kontrollansvar: styret skal føre tilsyn med dagleg leiar og stiftelsens verksemd.

Å vere styremedlem er eit personleg verv og alle medlemmane har same rettar, plikter og ansvar. Styreleiar har i tillegg nokre lovpålagde arbeidsoppgåver. Styremedlemmane sitt ansvar er kollektivt. Det vil seie at kvar enkelt styremedlem er solidarisk ansvarleg for styrets slutningar, handlingar og unnlatingar. Styret har likevel handlingsrom til å fordele arbeidsoppgåver både innad i styret og til andre roller, som for eksempel dagleg leiing og forretningsførar. Styret beheld uavhengig av dette ansvaret som øvste organ for stiftelsen.

Med stort ansvar er det viktig at styret har sett seg inn i rammer og føringar som er gjeldande for stiftelsen. Dette vil først og fremst vere stiftelsens vedtekter og rutiner, stiftelseslova og andre regelverk som er aktuelle på dei områda stiftelsen driv si verksemd i. Fordeling av ansvar for arbeidsoppgåver og ev. delegasjon bør framgå av ein styreinstruks, ev. styrevedtak.

Riktig kompetanse

En viktig forutsetning for at styret skal kunne utøve forsvarlig forvaltning av stiftelsen, er at det samlet sett har den kompetanse og kunnskap som stiftelsens situasjon og forhold tilsier. Dette er nødvendig for at styret skal ha tilstrekkelig godt grunnlag for å gjøre de rette vurderingene. Kompetanse og samansetning bør vurderes allerede ved valg av styremedlemmer. Der det blir behov for mer kompetanse er det viktig at styret henter inn kunnskap eller knytter til seg aktuell kompetanse, for eksmepel eksterne kapitalforvaltere eller rådgivere. Ved bruk av slike eksterne oppdragstakere er styret likevel ansvarlig for beslutninger og at oppfølging av at disse blir utført på en forsvarlig måte.

Planlegging av styrearbeid

Alt styrearbeid skal skje i styremøtene. Alle styremedlemmar har både rett og plikt til å møte på disse. Omfang av møtet og saker må tilpasses det som er nødvendig for å ha forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Loven gir åpning for annen type styresaksbehandling enn møte, der det blir vurdert som hensiktsmessig og forsvarlig. Dette kan være bruk av e-post eller videomøter, til dømes der styremedlemmer bor geografisk spredd. Det er likevel samme krav til dokumentasjon og signering som ellers.

Det er godt styrearbeid å skissere styremøter og saker i en årsplan.

Årsplan styrearbeid figur

Årsplan styrearbeid

Hva er styresaker?

Styret skal behandle saker som er nødvendige for å drive stiftelsen.

Noen styresaker følger direkte av stiftelsesloven, som blant annet skildrer at det er styret som skal vedta utdelinger og sikre kontroll med regnskap og forvaltning av formuen. Elles vil typiske styresaker være strategiarbeid, utarbeiding av plan for realisering av formålet og kapitalforvaltning, budsjett og regnskapskontroll, avgjørelser om salg og kjøp av eiendom, inngåelse av avtaler om kjøp av større produkt eller tjenester osv. Vesentlige saker, dvs. saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning, hører alltid til styret.

Protokoll og dokumentasjon

Stiftelsens styrearbeid skal vere dokumentert med innkallingar og skriftleg styreprotokoll. Saksbehandlingsreglane i stiftelseslova ønskjer å sikre at styrets vurderinger og vedtak er forsvarlege, transparente og kan etterpøvast. Dei vil også å sikre at styret er vedtaksført og at alle styremedlemmar er i stand til å ta i vare sine rettar og plikter som medlem i styret.

Innkalling skal sendast på hensiktsmessig måte og med rimeleg frist.  Denne bør innehalde saksliste og tilstrekkeleg grunnlag til å utøve ei forsvarleg vurdering i sakene som skal opp til handsaming.

Styreprotokollen skal angi tid og stad, deltakarar, behandlingsmåte, grunngjeving og styrebeslutning – og skal signerast av alle som har deltatt i møtet.  Der styremedlem ikkje er einig i styrets beslutning protokolleres dette i tillegg til medlemmets signatur.

Praktisk styrearbeid

Styrearbeid i praksis inneber å ha rutinar og verktøy for å kunne sikre gode og lojale vurderingar og slutninger, samt styring og kontroll av stiftelsen. I denne samanheng vil momentlista under kunne vere til hjelp for å organisere styrearbeidet på ein forsvarleg måte. Aktuelle moment har også vore vektlagt i Stiftelsestilsynets forvaltningspraksis ved vurdering av forsvarleg forvaltning etter stiftelseslova.

Stiftelseselova gir opning for at planleggings- og rapporteringsrutinar kan tilpassast stiftelsens art, innhald og omfang. I mindre stiftelsar kan ein enkel oversikt og dokumentasjon vere tilstrekkelig. Kva som er mest hensiktsmessige og eigna løysninger for stiftelsen ligg innanfor styrets skjønn å vurdere og beslutte, innanfor stiftelseslova si ramme for forsvarleg forvaltning.

Momentliste – praktisk styrearbeid:

  • Ha oversikt over rammeverk – vedtekter, retningslinjer og aktuelle regelverk.
  • Planlegge styrearbeid – årsplan.
  • Strategiarbeid – plan for formålsrealisering.
  • Finansielle vurderinger – plan for kapitalforvaltning.
  • Organisering av arbeidet i styremøter – innkalling, saksgrunnlag, protokoll.
  • Rutinar for ansvar og delegasjon – styreinstruks, fullmakter mv.
  • Rutinar for vurdering av inhabilitet og armlengdes avstand.
  • Økonomistyring/-kontroll (budsjett, reknekapsrapportering, internkontroll, revisjon).
  • Slutningar av utdeling i samsvar med formål.
  • Vurdering av styrets eigen kompetanse og behov for innhenting av eksterne.
  • Produkt- og tenesteavtaler i samsvar til marknadspris (verdivurderingar, takst mv).
  • Oppfølging av stiftelsens verksemd og ev. dagleg leiing.
  • Oppfølging av nødvendige endringstiltak frå revisor eller andre.

Les også temaundersøkinga frå 2016 om styrearbeid i norske stiftelsar.

Til fleire spørsmål og svar om styrearbeid.