Det skal gjøres avgrensing av kostnader knyttet til virksomhet som ikke kvalifiserer til kompensasjon, blant annet virksomhet som dekker kostnader av privat karakter og virksomhet som kommer næringsinteresser eller offentlige oppgaver til gode. Les mer om virksomhet som ikke kan motta momskompensasjon.

Kostnader utenfor den frivillige delen kompenseres ikke. Dette betyr kostnader utenfor den ikke-fortjenestebaserte delen av virksomheten. Med kostnader utenfor den ikke-fortjenestebaserte delen mener vi aktiviteter som kan generere fortjeneste for de som står bak aktivitetene. For eksempel kan det være at det blir utdelt overskudd til stifter eller medlemmer, at private eiendeler får en verdiøkning, eller at det blir overført verdier ved en oppløsning. Denne delen av virksomheten er ikke kompensasjonsberettiget, og må tas ut av søknadsgrunnlaget. En organisasjon kan drive en aktivitet som er egnet til å gå med overskudd, for eksempel kioskdrift, men overskuddet må i sin helhet bli ført tilbake til den frivillige virksomheten.

Dersom en organisasjon driver både virksomhet utenfor og innenfor ordningen, må dere avgrense for kostnader som ikke skal være med i søknaden. Dette kan gjøres gjennom organisatoriske eller økonomiske skillelinjer innenfor organisasjonen. Søkere som har virksomhet både innenfor og utenfor formålet med ordningen, og som ikke har foretatt en slik avgrensning, kan etter en totalvurdering få avslag på søknaden.

Organisasjonen må kunne dokumentere at kostnader det søkes om kompensasjon for, er til bruk i den frivillige og ikke-fortjenestebaserte delen av virksomheten.

Det blir ikke gitt kompensasjon for kostnader til nybygg, påbygg eller ombygging av bygg, anlegg eller annen fast eiendom. Det blir derimot gitt kompensasjon for kostnader til vedlikehold. Inventar vil også normalt kunne være del av søknaden. Vær oppmerksom på at vedlikeholdskostnader knyttet til utleie av fast eiendom ikke kompenseres.

Hva som er vedlikeholdskostnader etter forskriften, skal vurderes etter hva skatteloven § 6-11 definerer som fradragsberettiget vedlikehold, beskrevet i Skatteetatens Skatte-ABC om Vedlikehold, punkt V-3-4 til V-3-7.

Hva er vedlikehold?

Vedlikehold er arbeid som blir gjort for å få bygget, anlegget eller eiendommen tilbake til standen det hadde som nytt. Det kan både være i forbindelse med å gjenopprette slitasje eller reparere skader. Modernisering kan også til en viss grad ses på som vedlikehold dersom det foreligger et behov, som for eksempel å skifte ut et gammelt vindu med et vindu av dagens standard.

Kostnader til å sette bygget, anlegget eller eiendommen i en stand det ikke har vært i tidligere, er i utgangspunktet ikke vedlikehold. I vurderingen skal dere også regne med standen bygget, anlegget eller eiendommen har vært i hos eventuelle tidligere eiere. Dersom bygget, anlegget eller eiendommen tidligere har blitt endret etter at det var nytt, for eksempel bygget på eller ombygd, er det den endrede standen som skal danne utgangspunkt for vurdering av hva som er vedlikehold.

Kostnader til arbeid som ikke er vedlikehold, kan ikke få kompensasjon. Kostnader til slike arbeid er i denne sammenhengen påkostning, uavhengig om arbeidet fører til en verdiøkning eller ikke. Påkostning omfatter arbeid som fører bygget, anlegget eller eiendommen til en bedre stand eller til en annen stand enn det tidligere har vært i, for eksempel tilbygg, moderniseringer og endringer.

Endringer og forbedringer av bygg, anlegg eller annen fast eiendom

Arbeid som utelukkende består i endring av et bygg, anlegg eller eiendom anses som påkostninger. For eksempel vil riving eller flytting av en vegg for å få større rom ikke være vedlikehold, heller ikke for den delen som erstatter vedlikehold på veggen som rives. Likeens vil kostnadene til å flytte et bad bli sett på som påkostning.

Arbeid som fører til forbedring utover den stand det en gang har vært i er ikke vedlikehold. For eksempel førstegangsmaling og førstegangs-isolering av et bygg. Ved avgjørelsen om det har skjedd en forbedring må det tas hensyn til utviklingen som har skjedd i (blant annet) materialbruk siden gjenstanden var ny. Foretas utskiftning av eldre deler med nye, som etter dagens nivå tilsvarer samme standard som objektet har vært i tidligere, skal hele kostnaden regnes som vedlikehold dersom den eldre delen trengte utskiftning.

Om vedlikeholdet var nødvendig får dere kompensert det vedlikeholdet ville kostet, men ikke forbedringer eller endringer utover det. Sette dere for eksempel inn en baderomsinnredning til 200 000 kroner, mens bare å utskifte den gamle ville kostet 130 000 kroner, er det 130 000 kroner som kan inngå i søknaden.

Ved vurderingen av om det er vedlikehold eller påkostning skal hvert delprosjekt i utgangspunktet vurderes for seg selv. Skiftes det for eksempel ut et gulvbelegg, må det vurderes om utskiftningen skal ses på som vedlikehold eller påkostning av gulvet.

Er det utskifting eller vedlikehold?

Å skifte ut et bygg eller anlegg vil ikke regnes som vedlikehold. Dersom man skifter ut en del av bygget eller anlegget med en ny del av samme slag, vil det som utgangspunkt regnes som vedlikehold dersom det var nødvendig. For eksempel vil en fløy regnes som en del av bygget. Dersom fløyen må rives på grunn av fukt og blir bygget opp slik den var før, er dette vedlikehold av bygningen.

Dersom hele bygget eller anlegget blir skiftet ut med et nytt, skal det regnes som et nytt bygg eller anlegg. Dette gjelder også om en rehabilitering blir så omfattende at det i realiteten blir et nytt bygg eller anlegg. For å vurdere dette må dere se hvor mye som er igjen av det gamle bygget eller anlegget. Om det gamle bygget eller anlegget bare utgjør en mindre vesentlig del, kan dere ikke få kompensasjon fordi dere da har bygd et nytt bygg eller anlegg.

Det er ikke merverdiavgift på avskrivinger og nedskrivinger i regnskapet. Avskrivinger og nedskrivinger skal dermed ikke være med i dokumentert modell.

Dersom en organisasjon disponerer et bygg, anlegg eller eiendom som leies ut, skal organisasjonen gjøre avgrensning for drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til utleien. Dette gjelder også ved fremleie og ved utleie til andre organisasjonsledd eller aksjeselskap i samme organisasjon. Med utleie menes det å stille huset til disposisjon til andre, ut over organisasjonens egne aktiviteter.  

Avgrensningen kan beregnes på flere måter, for eksempel på bakgrunn av størrelsen på det utleide arealet, antall utleiedager versus egen bruk, eller inntekter fra utleie. Det viktige er å finne et estimat som reflekterer de faktiske forholdene på en god måte. Husk å ta hensyn til driftskostnader som for eksempel strøm, kommunale avgifter, renhold og forsikring, men også kostnader til vedlikehold.

Fast utleie av areal

Ved fast utleie menes det areal som kun leietaker disponerer i hele leieperioden. Det kan for eksempel være et kontorareal, en leilighet, garasje og lignende.

Eksempler på beregning:

• En organisasjon eier et bygg, der den ene halvdelen blir brukt av organisasjonen selv og den andre blir leid ut. Den frivillige organisasjonen dekker alle kostnader til drift- og vedlikehold av selve bygget. I dette tilfellet vil en naturlig avgrensning være halvparten av alle drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til bygget.  
• En organisasjon leier ut en leilighet fast hele året og har skiftet kjøkken. Alle kostandene til vedlikeholdet av kjøkkenet skal trekkes fra siden det gjelder fast utleiedel. 

Annen utleie

Utleie som ikke er fast, går under annen utleie. Når dere skal regne ut avgrensningen tar dere utgangspunkt i bruken av arealet. Eksempelvis hvor mange dager arealet er i bruk av organisasjonen, opp mot hvor mange dager det er i bruk av andre.

Eksempler på beregning:

• Et grendelag leier ut grendehuset til konfirmasjoner, bryllup, møter og andre tilstelninger 20 dager i året. Grendelaget har egen aktivitet 80 dager i året.  Totalt blir huset brukt 100 dager. Grendelaget må gjøre avgrensning for kostnadene til de utleide lokalene. Avgrensningen blir: 20 dager utleie/100 dager i bruk = 20 %. Grendelaget skal da avgrense med 20 prosent av kostnadene knyttet til drift- og vedlikehold av bygget. 
• Grendelaget har hatt større vedlikeholdsarbeid og skiftet vindu og golv i grendehuset. Gjennom en lang vedlikeholdsperiode har de ikke kunnet bruke huset. Grendelaget leier vanligvis ut huset til arrangement i tillegg til å ha egenaktivitet i huset. Det er utleieaktiviteten i et normalår som skal legges til grunn, og avgrensingen skal derfor beregnes på samme måte som i eksempelet over. 

Kostnader til anlegg som har godkjent spillemiddelsøknad eller har fått momskompensasjon til idrettsanlegg, inngår ikke i denne ordningen. Dere kan ikke få kompensert de samme mva-kostnadene flere ganger.

Ordinære drifts- og vedlikeholdskostnader i etterkant av byggingen kan tas med i søknaden, så lenge de ikke er i forbindelse med utleie av bygget eller anlegget.

Dersom en organisasjon får, eller kan få, refundert alle MVA-kostnadene sine gjennom alminnelig MVA-melding, så kan den ikke søke om kompensasjon i denne ordningen. En organisasjon som har forholdsmessig refusjon av sine MVA-kostnader gjennom det alminnelige MVA-systemet, kan få kompensasjon på den delen som ikke er refundert.

Dersom en organisasjon får eller kan få refundert alle MVA-kostnadene sine gjennom den kommunale/fylkeskommunale ordningen, så kan den ikke søke om momskompensasjon i denne ordningen. Dette gjelder frivillige organisasjoner som på vegne av kommune eller fylkeskommune produserer helse-, undervisnings- eller sosiale tjenester som kommune eller fylkeskommune er lovpålagt å utføre (for eksempel å drive barnehage).

En organisasjon som har forholdsmessig refusjon av sine MVA-kostnader gjennom den kommunale/fylkeskommunale mva-ordningen, kan få kompensasjon på den delen som ikke er refundert.

Organisasjoner får ikke kompensert MVA-kostander som ikke ville blitt refundert gjennom det ordinære MVA-systemet. Merverdiavgiftsloven § 8-3 og oppgir kostnader som ikke gir fradragsrett, og dermed ikke kan kompenseres i denne ordningen. Det gis ikke kompensasjon til kostnader til blant annet

• servering og kostnader som gjelder leie av selskapslokaler i forbindelse med servering. Det gis kompensasjon for kostnader til leie av lokaler i de tilfeller hvor det ikke foregår servering i møtelokalet. Kjøp og salg av mat og drikke er ikke servering.
• kost og naturalavlønning til virksomhetens innehaver, ledelse, ansatte og pensjonister. Mobiltelefon og firmabil eller mat og drikke til medlemmer i forbindelse med dugnad er eksempler på typisk naturalavlønning.
• representasjon.

Skatteetaten gir utfyllende informasjon om § 8-3 i merverdiavgiftshåndboken i kapittel 8.

Organisasjoner får ikke kompensert mva-kostnader som ikke ville blitt refundert gjennom det ordinære mva-systemet. Merverdiavgiftsloven § 8-4 og oppgir kostnader som ikke gir fradragsrett, og dermed ikke kan kompenseres i denne ordningen.

Det gis ikke kompensasjon på mva-kostander til anskaffelse, drift og vedlikehold av personkjøretøy. Eksempler på personkjøretøy er personbil, varebil klasse 1, buss under seks meter, motorsykkel, beltebil, registrert campingtilhenger og snøscooter. Er dere usikre på om det er et personkjøretøy, kan dere se i vognkortet.

Skatteetaten gir utfyllende informasjon om §8-4 i merverdiavgiftshåndboken i kapittel 8.